Представлять организацию без доверенности может только её директор, аналогичный порядок установлен и для ИП. Наёмные работники и другие лица вправе представлять интересы компании или индивидуального предпринимателя лишь по доверенности.
С 1 июля 2021 года действуют изменения, внесённые в п. 5 ст. 80 НК РФ законом от 23.11.2020 № 374-ФЗ. Это означает, что доверенность на представителя для сдачи отчётов в ИФНС может быть не только бумажной, но и электронной. Формат доверенности в электронном виде утверждён приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Документ вступил в силу с 22 августа 2021 года.
Когда нужна электронная доверенность
Отчётность налогоплательщиков всё чаще сдаётся в электронном виде. Это удобно и безопасно.
Кроме того, некоторые отчёты, например, декларации по НДС и годовая бухгалтерская отчётность, принимаются только в электронном виде.
С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать бесплатные электронные подписи для руководителей организаций, а также индивидуальных предпринимателей. ЭЦП для наёмных работников и других доверенных лиц надо оформлять за свой счёт.
Но если раньше электронная цифровая подпись представителя включала в себя данные об организации или ИП, то теперь из неё будет известны только фамилия, имя и отчество. Поэтому без доверенности неясно, кого именно представляет доверенное лицо.
В связи с этим, если отчётность в электронном виде сдаёт представитель, то ему обязательно нужна доверенность по формату из приказа № ЕД-7-26/445@.
Порядок направления электронной доверенности
В приказе ФНС приводится не только формат электронной доверенности, но и порядок её направления. О том, как отправить доверенность, расскажем чуть позже. Но сначала перечислим, какие сведения должны входить в файл обмена.
- Код формы по КНД.
- Код налогового органа, в который представляется электронная доверенность.
- Данные самой доверенности: номер, дата выдачи, срок действия, код ИФНС, для которых она действует. Можно выбрать одну или несколько инспекций, а если оставить поле пустым, то доверенность будет легитимной для любой ИФНС.
- Сведения о доверителе: коды ИНН/КПП и ОГРН, юридический адрес, данные директора для организации; коды ИНН и ОГРНИП, СНИЛС, гражданство, дата рождения, паспортные данные для индивидуального предпринимателя.
- Сведения о представителе и его полномочиях. В зависимости от категории представителя (обычное физическое лицо, индивидуальный предприниматель или организация) указываются разные сведения, подробности можно найти в приказе.
- Сведения о лице, которое подписало доверенность. Для этого руководитель организации или ИП должны иметь ЭЦП, выданную Федеральной налоговой службой.
Доверенность для сдачи налоговой отчётности подаётся в ту ИФНС, где доверитель стоит на учёте: по месту прописки индивидуального предпринимателя или по юридическому адресу организации.
Причём направить текст доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, может как сам доверитель, так и доверенное лицо. Главное – сделать это заранее, до сдачи самой отчётности.
Доверенность направляется по телекоммуникационным каналам связи в порядке, предусмотренном приказом ФНС России от 16.07.2020 NЕД-7-2/448@. Компании, которые организуют электронный документооборот, хорошо с ним знакомы, поэтому проблем при отправке доверенности возникать не должно.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.