Чтобы не оказаться в ситуации кассового разрыва, необходимо ежедневно отслеживать движение денежных средств. Поможет в этом платёжный календарь. Вести его можно в учётной программе или специальных сервисах. Но самый простой и доступный всем вариант – табличка в Excel.
О назначении платёжного календаря
В процессе своей работы любая компания получает и расходует финансы. Как часто это происходит, зависит от специфики бизнеса. Если свободных денег на текущую деятельность не хватает, говорят, что произошёл кассовый разрыв.
Например, ООО «Вишенка» 20 числа перечисляет зарплату работникам. Предположим, что 10 числа на её счетах денег нет, однако на днях ожидается поступление от нескольких крупных покупателей. Если они заплатят в срок, всё будет хорошо – компания выполнит обязательства перед персоналом. Если же нет, может произойти кассовый разрыв, поскольку выплатить зарплату будет нечем.
Как строить работу так, чтобы не испытывать дефицита денег – отдельная тема, выходящая за рамки нашей статьи. Но первый шаг на этом пути – выявление риска нехватки средств.
Помимо предотвращения кассовых разрывов, платёжный календарь поможет руководству эффективнее управлять финансами. Для малого бизнеса это особенно актуально, так как далеко не любая компания может позволить себе нанять финансиста.
Что представляет собой платёжный календарь
Платёжный календарь – это простой и эффективный инструмент краткосрочного планирования. Он позволит руководителю или собственнику бизнеса всегда видеть, сколько свободных денег есть в конкретный день, как эта сумма соотносится с обязательствами и хватит ли её для текущих нужд. Календарь представляет собой таблицу, в которой для каждого дня расписаны несколько финансовых показателей:
- количество денег на расчётных счетах и в кассе предприятия на начало дня;
- оборот за день, то есть поступления и траты;
- остаток денег на конец дня.
Приводим фрагмент платёжного календаря предприятия на период с 1 по 7 число месяца. Чтобы было проще разобраться, рекомендуем скачать его шаблон. Это лишь пример для условной фирмы, но на его основе можно разработать платёжный календарь для своей компании.
Как читать таблицу
Чтобы понимать, как вести платёжный календарь, разберём, что указано в его ячейках.
По строке 2 идут числа месяца. Таблица в нашем шаблоне для удобства разделена на 2 части: с 1 по 15 число и с 16 по 30 число. Рассмотрим только верхнюю часть, поскольку нижняя сформирована по тому же принципу.
По строке 3 на каждое число периода указывается сальдо на начало дня. Это деньги, которые находятся в свободном доступе – на расчётных счетах и в наличной форме. При этом остаток на начало текущего дня берётся из ячейки «Сальдо на конец дня» за предыдущее число.
В строках с 4 по 11 указаны поступления:
- по строке 4 – сумма денег, которая за конкретный день поступила на счета или в кассу предприятия;
- по строкам 5-11 – детализация суммы из строки 4. При этом строка 5 «Реализация услуг покупателям» сама складывается из суммы показателей строк 6-11 – в них указаны конкретные покупатели компании, от которых ожидаются деньги.
В строках 12-20 указаны платежи, при этом:
- в строке 12 – сумма, которая уплачена или подлежит уплате в определённый день;
- в строках 13-20 – детализация этой суммы, то есть показатель строки 12 равен сумме показателей строк с 13 по 20.
Например, из приведённого на изображении выше фрагмента платёжного календаря видно, что компания должна заплатить:
- 2 числа – 10 тыс. за рекламу;
- 3 числа – 100 тыс. за материалы;
- 5 числа персоналу нужно выплатить зарплату в сумме 170 тыс.;
- 7 числа – платёж по кредиту в сумме 20 тыс. рублей.
По строке 21 указан оборот денег за день. Формула расчёта простая: Поступления минус Платежи.
Оборот за день может быть отрицательным – в этом нет ничего необычного. Это означает лишь то, что именно в этот день сумма платежей больше, чем сумма поступлений.
По строке 22 отражено сальдо на конец дня, оно считается так: Сальдо на начало дня + Оборот за день.
Обратите внимание! Сальдо на конец дня должно быть положительным! Если оно отрицательно, значит, в этот день произойдёт кассовый разрыв! То есть у компании не будет денег на платежи, которые нужно сделать именно сегодня.
На следующем изображении приведён другой фрагмент того же платёжного календаря – с 8 по 15 число. Так вот, сальдо на конец 12 числа в этой таблице отрицательное: −38 тыс., ячейка выделена красным.
Итак, 12 числа произойдёт кассовый разрыв. На этот день запланирован платёж поставщику за материалы на сумму 60 тыс. Однако сальдо на начало дня составляет всего 22 тыс. рублей. Нужно либо срочно искать где-то недостающую сумму, либо договариваться с поставщиком об отсрочке или рассрочке платежа. Тем более, уже 13 числа ожидается поступление от покупателей, и суммы как раз должно хватить на расчёт с поставщиком. Конечно, при том условии, что деньги от покупателей действительно поступят на счёт.
Важно: календарь – это не статический документ, с большой долей вероятности он будет меняться. Ведь оплата от покупателя может поступить раньше или позже, да и другие операции могут сдвинуться.
В файле шаблона есть дополнительный столбец, которого нет на представленных изображениях – он идёт перед датами. В этой графе суммируется соответствующий показатель за период с 1 по 15 число. Можно увидеть, сколько за этот период всего поступило денег, в том числе от покупателей, и сколько денег ушло, например, на зарплату, на налоги, на материалы, на общехозяйственные и иные расходы.
Как оптимизировать календарь под свои нужды
Мы привели базовый вариант платёжного календаря. Он подойдёт небольшой компании, у которой не так много операций. При необходимости таблицу можно изменить. В частности, добавить недостающие или убрать лишние статьи поступлений и платежей. Или же иначе структурировать их, например, подробнее расписать налоговые платежи (НДС, налог на прибыль или доход, НДФЛ, взносы по единому тарифу, взносы на травматизм и так далее).
Если у компании много материальных затрат, будет полезно сделать их разбивку по видам: сырьё и материалы, инструменты и комплектующие, коммунальные расходы (вода, энергия, газ) и связь, затраты на содержание и эксплуатацию имущества и так далее. Это позволит лучше контролировать затраты.
Компании покрупнее иногда группируют поступления и платежи по видам деятельности. В общем, приемлемы любые изменения исходя из специфики бизнеса. Неизменным остаётся лишь принцип календаря – денежные потоки распределяются по дням.
Если компания ведёт учёт в бухгалтерской программе, вполне вероятно, делать платёжный календарь вручную не придётся. Например, такой функционал реализован в «1С:Бухгалтерия». Также существует множество онлайн-сервисов, которые формируют платёжный календарь на основе введённых пользователем данных.
Как внедрить в своей компании
Начнём с того, кто ведёт платёжный календарь. Обычно эта непростая задача поручается бухгалтеру, так как финансово-экономического отдела на предприятиях малого бизнеса чаще всего нет.
Теперь немного подробнее о том, как составить платёжный календарь. Главная сложность – собрать плановые данные. С регулярными платежами проще – бухгалтеру они известны. Не составит большого труда сформировать список основных трат: зарплата, постоянные закупки, арендные платежи, коммуналка, налоги, обслуживание кредитов и так далее.
Чтобы включить в план оплату поставщикам, нужно собрать закрывающие документы по сделкам, полученные счета на оплату. Также следует проконсультироваться с теми, кто в компании занимается закупками – возможно, в ближайшее время предстоят дополнительные траты. Полезно будет пройтись и по другим отделам, например, выяснить у маркетологов, какие предстоят расходы на рекламу и так далее.
Что же касается поступлений, то это сложнее. Чтобы расширить горизонт планирования, помимо закрывающих документов понадобится дополнительная информация:
- план продаж и поступлений от покупателей – этим можно поинтересоваться в отделе продаж;
- данные о будущих поступлениях, не связанных с основной деятельностью. Например, руководство планирует взять кредит или сдать в аренду пустующий склад. За такой информацией лучше идти в администрацию компании и к юристам.
Желательно утвердить регламент составления платёжного календаря: назначить ответственное лицо, выбрать период составления, а также время подготовки (например, за 2 недели до начала срока), выработать правила получения от подразделений плановой информации и заявок на выделение денег, разработать форму календаря и порядок контроля его исполнения.
Несколько слов о том, как можно составить платёжный календарь на основе полученной информации. Сначала её сводят в единый реестр платежей. Это все будущие поступления и траты в виде списка с указанием даты, суммы, вида операции, контрагента и иных необходимых данных. На основе реестра через функцию эксель «Сводная таблица» формируется календарь платежей. Но если операций немного, данные о поступлениях и тратах можно разнести по календарю вручную, как в нашем примере.
Составляя календарь, помните о приоритете платежей: более важные необходимо запланировать в первую очередь. Учитывайте следующее:
- даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном договоре – их нужно соблюдать;
- налоги и страховые отчисления платят до 28 числа, взносы на травматизм – до 15 числа. За просрочку начислят пени;
- даты платежей в банк прописаны в кредитном договоре.
Выводы
- Чтобы составить платёжный календарь, нужно кропотливо собрать данные обо всех планируемых поступлениях и платежах за определённый период. В этом должны помочь все подразделения компании.
- Небольшой бизнес может вести платёжный календарь в электронной таблице, например, в Excel. Это просто и не предполагает затрат, но позволит автоматизировать расчёты.
- Платёжный календарь может не только сигнализировать о риске кассового разрыва, но и стать неплохим дополнительным источником информации для анализа. Для этого его составлению следует уделить больше внимания, например, детализировать основные статьи поступлений и платежей.
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.