Риски работы с самозанятыми

К 1 марта 2024 года количество зарегистрированных самозанятых в России приблизилось к 10 млн человек. Это доказывает, что вариант легализации многочисленных фрилансеров и частных мастеров, предложенный ФНС в 2019 году, оказался популярным и востребованным. Действительно, режим НПД имеет определённые преимущества как для самих исполнителей, так и для их заказчиков. Однако, если речь идёт о привлечении этой категории физлиц для бизнес-целей, необходимо знать про риски работы с самозанятыми.

Почему ФНС контролирует сделки бизнеса с самозанятыми

В первую очередь надо разобраться, почему налоговые органы обращают особое внимание на организации и ИП, которые заказывают услуги у самозанятых. Казалось бы, если исполнитель зарегистрирован в качестве плательщика НПД и платит налоги со своей деятельности, претензий у налоговиков быть не должно.

Это действительно так, но только в отношении заказчиков-физлиц. Предположим, обычный гражданин хочет заказать какую-то бытовую услугу, например, ремонт квартиры. Если у мастера есть статус самозанятого, то после получения оплаты за оказанную услугу он оформит чек в приложении «Мой налог». Этот доход будет учтён в качестве налоговой базы, и с него будет удержан налог по ставке 4%. При этом заказчик-физлицо не несёт никакой ответственности за налоговые обязательства исполнителя.

Однако, если услуги самозанятого оказываются коммерческому заказчику, то ситуация кардинально меняется. Дело в том, что юрлица и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают деньги физлицам, выступают в отношении них налоговыми агентами и страхователями. А это значит, что необходимо удержать с выплат физлицу НДФЛ плюс перечислить страховые взносы (за счёт заказчика).

Самая массовая категория застрахованных лиц – это наёмные работники. Страхователь в этом случае является работодателем. Такие отношения сторон называются трудовыми и подчиняются требованиям ТК РФ.

Обязанности работодателя не ограничиваются только необходимостью удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Надо обеспечить работнику безопасное рабочее место и предоставить всё нужное для выполнения должностных обязанностей. Добавим сюда право на оплачиваемый отпуск и больничный, а также другие трудовые гарантии, например, выходное пособие при сокращении штатов. Кроме того, в общем случае трудовой договор заключается бессрочно, поэтому уволить работника без его желания не так уж просто.

Другой способ оформления исполнителя – гражданско-правовой договор или договор ГПХ. В этом случае человек не принимается в штат, его обязанность – выполнить какую-то определённую работу или разовую услугу. За такого исполнителя всё равно надо платить страховые взносы по единому тарифу (в общем случае – 30%). Разница только в взносах на травматизм, их перечисляют, только если договор прямо предусматривает уплату. НДФЛ с исполнителя по договору ГПХ удерживается и перечисляется, так же, как и с наёмного работника.

Определённые плюсы в гражданско-правовом договоре для заказчика есть, ведь такое соглашение имеет временный характер, а также не обязывает предоставлять исполнителю оплачиваемый отпуск или повышенные выплаты за работу в выходные дни или сверхурочные часы. Однако ТК РФ прямо запрещает подменять реальные трудовые отношения гражданско-правовыми, а по статье 5.27 КоАП РФ за это предусмотрен штраф в размере до 50 тысяч рублей. Из этого следует, что заключать договор ГПХ можно только при наличии оснований.

Вернёмся к самозанятым, то есть зарегистрированным плательщикам НПД. Сделки с ними оформляются в рамках гражданско-правовых договоров, но есть существенное отличие – за самозанятых не надо платить страховые взносы и удерживать с выплат НДФЛ. Соответственно, для заказчиков – это самый выгодный вариант, при условии, что соблюдены все требования, которые будут рассмотрены дальше.

Кратко повторим в таблице особенности заключения договоров с физическими лицами разных категорий: наёмные работники, обычные физические лица, плательщики НПД.

Как следует из таблицы, услуги самозанятого исполнителя, при прочих равных, обходятся заказчику дешевле всего, но при этом бюджет недополучает страховые взносы и НДФЛ. Именно поэтому ФНС следит за тем, чтобы привлечение плательщиков НПД происходило в рамках требований, установленных законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Если эти условия нарушены или налоговая инспекция считает, что самозанятый фактически является наёмным работником, то возникают определённые риски. ИФНС может переквалифицировать договор с плательщиком НПД в трудовой договор, и на основании этого пересчитать налоговые обязательства заказчика, насчитать пени и наложить штраф.

Условия привлечения самозанятых исполнителей

Чтобы снизить налоговые риски для работодателя при работе с самозанятыми, необходимо соблюдать ряд условий.

Контролируйте статус самозанятого

По статистике ФНС из почти 10 млн плательщиков НПД около 500 тысяч человек являются индивидуальными предпринимателями. Остальные — это обычные физические лица.

Если исполнитель утратит статус плательщика НПД добровольно или из-за нарушения условий, то ИП продолжит самостоятельно выполнять свои налоговые обязательства, но уже на другом режиме, например, УСН.

Но в большинстве случаев самозанятый – это обычное физлицо, поэтому после утраты статуса он уже не должен сам платить свои налоги. За него это делает страхователь, удерживая НДФЛ и перечисляя страховые взносы. И даже если заказчик не знал, что исполнитель больше не является самозанятым, это не снимает с него налоговой ответственности.

Чтобы не оказаться в такой ситуации, проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой. Это можно сделать с помощью сервиса ФНС, указав ИНН исполнителя. Кроме того, стоит добавить в договор с самозанятым условие об ответственности за сокрытие факта снятия с учёта плательщика НПД.

Необходимо также знать об условиях применения НПД, перечисленных в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ:

• годовой доход самозанятого не может превышать 2,4 млн рублей;
• запрет на ведение деятельности в интересах других лиц по договорам комиссии, поручения и агентским;
• самозанятый не вправе сдавать в аренду коммерческую недвижимость, реализовывать товары, подпадающие под акциз и маркировку, а также перепродавать готовые товары;
• запрещено привлекать самозанятого, если в течение последних двух лет он являлся работником конкретного работодателя.

Не допускайте в договоре с самозанятым условий, характерных для трудовых отношений

Поскольку договор с самозанятым – это гражданско-правовой договор, то нельзя допускать в нём условий, характерных для трудового договора.

По этому вопросу ФНС выпустила письмо от 15.04.2022 N ЕА-4-15/4674, где перечислены признаки подмены трудовых отношений гражданско-правовыми:

• предметом договора является трудовая функция, а не выполнение определённой работы или разового задания заказчика;
• договором установлена ежемесячная оплата, размер которой в течение года не меняется;
• исполнитель включается в производственную деятельность заказчика, предусмотрены подчинение внутреннему трудовому распорядку, материальная ответственность, постоянный контроль со стороны заказчика;
• договоры носят систематический характер, заключаются на год или до окончания календарного года;
• заказчик создает исполнителю условия труда, организует рабочее место, обеспечивает всем необходимым для выполнения работы или оказания услуги.

Фактами, подтверждающими реальные трудовые отношения между сторонами гражданско-правового договора, ФНС считает также:

• письменные доказательства (пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода работников);
• кадровые документы (графики работы, отпусков, направление исполнителя в командировку, возложение на него обязанностей по обеспечению пожарной безопасности и др.);
• расчётные листы о начислении зарплаты, ведомости выдачи денег, перечисление оплаты в рамках зарплатного проекта, как наёмному работнику;
• документы хозяйственной деятельности, которые заполняет или подписывает исполнитель (товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон, в том числе по электронной почте);
• документы по охране труда, направление исполнителя на медосмотр, карта СОУТ;
• свидетельские показания, аудио- и видеозаписи, подтверждающие, что самозанятый постоянно включён в рабочий процесс заказчика.

Правильно оформляйте закрывающие документы

Если плательщик НПД выполняет работу или оказывает услугу обычному физлицу, то достаточно оформить чек из приложения «Мой налог» или личного кабинета. Но для коммерческого заказчика одного чека мало, надо оформить также акт выполненных работ или об оказании услуг.

Критерии рисков работы с самозанятыми

Но даже если заказчик контролирует перечисленные выше условия сотрудничества с самозанятыми, всё равно существует потенциальный риск претензий со стороны налоговой.

ФНС определила ряд критериев, которые могут указывать на необоснованное привлечение плательщиков НПД:

• продолжительность работы – привлечение самозанятого на три и более месяцев подряд;
• единственный источник дохода – у исполнителя нет других заказчиков;
• признаки зарплаты – фиксированная ежемесячная сумма выплаты;
• массовая постановка на учёт – несколько исполнителей регистрируются в качестве плательщика НПД перед началом сотрудничества с конкретным заказчиком;
• массовая регистрация дохода – для регистрации используется один и тот же адрес электронной почты, а также одно техническое средство для формирования чеков;
• наличие групповых переходов – работники переходят из одной организации в другую, но уже в качестве самозанятых, при этом одна организация подконтрольна другой;
• периодичность выплат – стабильные регулярные выплаты в пользу самозанятых;
• прямые нарушения – привлечение плательщиков НПД, которые в течение последних двух лет работали у заказчика по трудовому договору.

В 2024 году появился ещё один критерий риска работы с самозанятыми (приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н). Информация о заказчике будет передана в комиссию по борьбе с нелегальной занятостью, если к деятельности ИП и юридических лиц в течение 12 месяцев привлекалось более 10 плательщиков НПД, которые получали ежемесячно более 20 тысяч рублей на протяжении более трёх месяцев.

Если деятельности вашей организации присущи перечисленные признаки, то будьте готовы ответить на требования ИФНС по уточнению налоговых обязательств. Налоговый орган может также инициировать проверку соблюдения законодательства совместно с трудовой инспекцией.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок