Вслед за трудовыми книжками в электронный формат будут переведены другие кадровые документы. Проведение такого эксперимента предусмотрено законом № 122-ФЗ от 24 апреля 2020 года. Срок его окончания — 31 марта 2021 года, а дату начала должны определить сами компании.
Эксперимент будет носить добровольный характер и для работодателей, и для работников. Организации и ИП должны определиться, с какого времени и какие документы будут вести исключительно в цифровом формате, без дублирования на бумаге. Для этого можно использовать либо портал «Работа в России», либо свою учётную систему. Правила не распространяются на трудовые книжки – для них существует самостоятельный закон.
К цифровому документообороту можно подключить как действующих работников, так и тех, кто будет наниматься в процессе эксперимента. А вот сотрудников на удалёнке включить в него нельзя. Также под него не попадут те, кто направлен к другим работодателям в качестве нанятого персонала.
Тех сотрудников, кто устно согласился на участие в эксперименте, нужно уведомить о его начале письменно не позже, чем за месяц. А затем взять с каждого заявление и внести всех согласных в специальный перечень. Новых работников нужно предупреждать об эксперименте при найме и при согласии также брать с них заявление.
Для участия в цифровом обмене документами у работодателя и у каждого сотрудника должна быть электронная подпись. Расходы на её оформление несёт компания.
Если документооборот производится через портал «Работа в России», работнику подойдёт простая ЭП. Если подписывается трудовой или ученический договор либо договор о направлении на обучение / материальной ответственности, подпись работника должна быть усиленной. Работодателю в любом случае нужна квалифицированная усиленная электронная подпись.
Также по теме:
