С 1 сентября 2024 года вступают в силу новые требования по использованию квалифицированных электронных подписей (КЭП) для организаций и индивидуальных предпринимателей. Речь идет о КЭП, которыми пользуются сотрудники и представители.
До указанной даты для подписания документов доверенные лица компаний могут использовать так называемые КЭП юрлица. Это сертификаты, содержащие информацию и о компании, и о человеке, который будет подписывать документы от ее имени. Чтобы ими пользоваться, доверенность не нужна.
С 1 сентября такие КЭП утратят юридическую силу. Вместо них каждый уполномоченный сотрудник должен использовать электронную подпись физического лица. При подписи документов такой КЭП будет нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая полномочия этого физлица действовать от имени компании.
Если документы подписывает только лично руководитель организации или индивидуальный предприниматель, изменений не будет. В этом случае, как и прежде, используется КЭП директора или ИП, полученная в ФНС, без оформления МЧД.
Как подготовиться к изменениям
Компания, которая поручает подпись документов уполномоченным лицам, до 1 сентября должна:
- Убедиться, что все нужные работники и иные представители оформили КЭП физлица. Для этого им следует обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, список которых размещен на сайте Минцифры.
- Оформить машиночитаемую доверенность для государственного органа или системы, с которым нужно взаимодействовать. Например, с ФНС, СФР или порталом Госуслуг.
- Подписать МЧД с помощью КЭП руководителя организации или ИП, выданной в ФНС.
Применять электронную подпись физлица в паре с доверенностью можно и сейчас. Действующие КЭП и уже оформленные МЧД сохранят свою силу после 1 сентября, то есть переделывать ничего не нужно.
Как работать с МЧД
С 1 сентября 2024 года электронная доверенность станет обязательным инструментом для всех компаний, представители которых подписывают документы в электронном виде.
МЧД можно выпустить для работы с конкретным органом:
- для ФНС ее оформляют через специальный портал;
- как создать МЧД для СФР, можно узнать на сайте фонда;
- для обращения от имени компании во многие госорганы через портал Госуслуг подойдет МЧД, созданная в личном кабинете.
Также МЧД можно выпускать в коммерческих сервисах, например, в системе 1С.
Электронную доверенность достаточно выпустить лишь раз и загрузить в специальное хранилище. При подписании документов доверенное лицо будет указывать ее реквизиты. МЧД можно оформить на одного человека или нескольких уполномоченных лиц.
