Дебиторская задолженность

Дебиторской задолженностью считается сумма долговых обязательств юридических и физических лиц перед компанией. Если говорить простыми словами, это деньги, которые ей кто-то должен. Должник называется дебитором (от латинского debet – «должен»). А компания в этих отношениях является кредитором (creditum – «ссуда» или «заëм»).

Дебиторами компании чаще всего бывают:

• Покупатели и заказчики. Это все, кто что-то от компании получил, но ещё за это не заплатил.
• Поставщики и подрядчики. Например, компания перечислила поставщику предоплату либо ожидает от него уплаты неустойки из-за нарушения договора.
• Бюджет. Если у компании положительное сальдо ЕНС, значит, она кредитует государство, а оно является дебитором. Переплату можно вернуть или оставить до очередных платежей.
• Работники. Например, дебиторской задолженностью будут являться деньги, выданные под отчёт до того момента, пока работник о них не отчитается. Ещё пример – компания выдала сотруднику заëм.
• Учредители. Например, решено увеличить уставный капитал, и учредители должны внести деньги. До момента их внесения сумма будет дебиторской задолженностью.

Дебиторская задолженность – это плохо?

Слово «задолженность» имеет выраженную негативную коннотацию. Однако дебиторская задолженность в учёте (ДЗ, дебиторка) – это не всегда долг в привычном понимании. Долгом является только просроченная дебиторка.

Например, согласно условиям договора, покупатель должен перечислить компании деньги в течение месяца после поставки. Дебиторская задолженность возникнет сразу, когда товар будет отгружен. В течение месяца она будет обычной. Если месяц прошёл, а покупатель деньги так и не перечислил, дебиторская задолженность превращается в просроченную.

Итак, обычная или текущая дебиторская задолженность в бизнесе – это вполне нормально. С ней сталкиваются в процессе своей деятельности все компании и ИП. Гораздо хуже, когда она превращается в просроченную. Что с ней делать, расскажем чуть позже. А пока о том, какой ещё бывает дебиторка.

Виды дебиторской задолженности

Мы уже знаем, что дебиторка может быть текущей и просроченной в зависимости от того, наступила ли по ней дата платежа. Но еë классифицируют и по другим критериям.

По сроку погашения выделяю долгосрочную ДЗ – более 12 месяцев, а также краткосрочную – менее 12 месяцев.

По степени риска дебиторская задолженность в компании может быть:

• Сомнительной. Это просроченная задолженность, которая ничем не обеспечена. Когда предоставляется кредит или отсрочка платежа, очень часто кредитор требует обеспечение – поручительство надёжного лица или гарантию банка. И если дебитор не рассчитывается в срок, его задолженность может быть получена с гаранта или поручителя. Если же рассрочка платежа или кредит предоставлены покупателю под честное слово, то есть ни гаранта, ни поручителя нет, то дебиторская задолженность может считаться сомнительной. Также к этой категории относят ещё не просроченную задолженность при том, что с высокой долей вероятности она оплачена не будет.
• Безнадёжной. Такой считают задолженность, получить которую нет никаких шансов. Например, это долги с истёкшим сроком исковой давности, долги ликвидированной или исключённой из ЕГРЮЛ организации, долги, по которым закончено исполнительное производство в связи с невозможностью их взыскания и другие. Критерии безнадёжных долгов приводятся в ч. 2 ст. 266 НК РФ. Минфин в письме от 11 декабря 2020 № 03-03-06/1/108754 указывает, что эти критерии соотносятся с положениями Гражданского кодекса РФ. А также подтверждает, что безнадёжные долги можно списать в расходы по налогу на прибыль.

Важно: учесть безнадёжную ДЗ в целях налогообложения могут только компании на ОСНО. На спецрежимах УСН и ЕСХН такие расходы не уменьшают налоговую базу.

Учёт дебиторской задолженности

В бухгалтерском учёте ДЗ отражается на счетах расчётов: 60 (с поставщиками), 62 (с покупателями и заказчиками), 68 и 69 (с государством по налогам и взносам), 70 (с работниками), 71 (с подотчётными лицами), 75 (с учредителями).

Вот несколько типичных ситуаций, связанных с дебиторской задолженностью, и порядок их отражения в бухгалтерии:

1. Компания перечислила поставщику 200 000 рублей в качестве аванса за материалы: ДТ 60, КТ 51. Дебиторская задолженность компании увеличилась на 200 000 рублей.

Поставщик отгрузил материалы на всю сумму аванса: ДТ 10, КТ 60. Дебиторская задолженность компании уменьшилась на 200 000 рублей.

1. Компания передала покупателю товар стоимостью 100 000 рублей с оплатой в рассрочку: ДТ 62, КТ 90. Дебиторская задолженность компании увеличилась на 100 000 рублей.

Деньги за товар поступили на расчётный счёт компании: ДТ 51, КТ 62. Её дебиторская задолженность сократилась на 100 000 рублей.

Дебиторская задолженность в организации – это имущество бизнеса. В балансе она отражается в составе оборотных активов по строке 1230. К ней рекомендуется сделать пояснение: ввести отдельные строки 1231 и 1232 для краткосрочной и долгосрочной задолженности.

Анализ

От того, как быстро дебиторка превращается в деньги, зависит платёжеспособность компании. Но как понять, насколько приемлема скорость этого оборота? Можно рассчитать два показателя – коэффициент оборачиваемости (ОДЗ) и срок оборачиваемости (СОДЗ).

ОДЗ = Выручка от продажи / Средняя ДЗ за тот же период,
где Средняя ДЗ = (ДЗ на начало периода + ДЗ на конец периода) / 2.

Чем больше этот коэффициент, тем лучше. Он показывает скорость, с которой дебиторка превращается в деньги.

Срок оборачиваемости ДЗ находится по такой формуле:

Срок ОДЗ = Количество дней в периоде / ОДЗ

Чем меньше этот показатель, чем лучше: тем медленнее копится ДЗ. И наоборот – чем он больше, тем меньше поступает в компанию денег. Эталонных цифр для этих показателей не существует. Они рассчитываются с определённой периодичностью и анализируются в динамике.

Как работать с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью очень важна для любого бизнеса. Если её не выстроить, то велик риск возникновения кассовых разрывов. Это ситуация, когда в какой-то день компании может не хватить денег для исполнения обязательств.

✐ Пример ▼

Приведём простой пример. Фирма отгрузила покупателю продукцию на сумму 500 000 рублей, но деньги тот ещё не заплатил. Рассрочка заканчивается 15 сентября, а 20 сентября компания должна заплатить сотрудникам заработную плату в сумме 300 000 рублей. На расчётном счёте денег нет. Хорошо, если покупатель заплатит в срок. Но если вдруг этого не произойдёт, то через 5 дней возникнет кассовый разрыв, то есть фирме нечем будет платить зарплату работникам.

Такие ситуации будут сведены к минимуму, если не пускать всё на самотёк, а работать с дебиторской задолженностью. Делать это нужно по определённой системе, описанной ниже.

• Подготовка. Лучше заранее проводить проверку своих потенциальных партнёров. А также периодически проверять и тех, с кем вы уже работаете. В первую очередь нужно удостовериться, что в отношении контрагента не начата процедура банкротства, он не находится в процессе ликвидации или реорганизации. Также обратите внимание на наличие у него налоговых долгов, открытых исполнительных производств, судебных дел.
• Расчёт. Определите максимальную долю дебиторки во всём объёме оборотных средств. Исходя из этого решите, можете ли вы предоставлять покупателям рассрочку, на какой срок и на каких условиях.
• Документы. Пропишите в договоре порядок расчётов, предусмотрите неустойку за несвоевременную уплату или поставку.
• Инвентаризация и сверка. Проанализируйте дебиторскую задолженность, которая уже имеется. Сверьте расчёты с контрагентами. Определите, какие долги уже перешли в категорию безнадёжных, есть ли сомнительная задолженность, не пора ли переходить к более активным методам.
• Работа с дебиторами. Тут требуется индивидуальный подход, но есть общие принципы. Установите контакт с тем лицом, кто принимает решение об оплате дебиторки. Старайтесь договориться о перечислении если не всего долга, то хотя бы какой-то части, а также о сроках уплаты остальной суммы. Напомните контрагенту заранее о приближающейся дате платежа и удостоверьтесь, что договорённость в силе.
• Контроль. Постоянно следите за денежными потоками, за динамикой задолженности, за своевременным её погашением. Разработайте систему контроля, назначьте ответственных работников.

Что делать, если дебитор не платит

Однако управление дебиторской задолженностью не всегда даёт нужный эффект. Бывает, что договориться не удаётся. Это значит, взыскивать задолженность придётся через суд. Но сначала следует провести досудебное урегулирование. Вот как нужно действовать.

Шаг 1. Подготовьте договор, акты, отгрузочные и иные документы, подтверждающие, что вы исполнили свою часть договора. Постарайтесь сделать с контрагентом сверку взаиморасчётов. Но учтите, что он может отказать.

Шаг 2. Составьте претензию в письменном виде и укажите в ней:

• в шапке – данные своей организации или ИП;
• название – претензия или требование;
• положение документа, которое контрагент нарушил, не перечислив оплату вовремя, например, пункт договора или акт выполненных работ;
• требования в определённый срок погасить задолженность и выплатить неустойку, расчёт суммы неустойки также нужно отразить в претензии;
• предупреждение о том, что в случае отказа вы обратитесь в суд.

Шаг 3. Направьте претензию должнику заказным письмом или курьерской почтой на юридический адрес или тот, который указан в договоре. В случае подачи претензии в офисе должника сделайте две копии и попросите представителя компании расписаться на одной и поставить печать (если она есть).

Шаг 4. Далее нужно выждать 30 календарных дней или меньше – если ограничение срока прописано в договоре. Должник в этот срок может погасить задолженность – это лучший вариант для обеих сторон. Или же он может ответить, что с претензией не согласен, либо вообще никак не среагировать.

Шаг 5. Если дебиторская задолженность в течение 30 дней погашена не будет, можно обращаться с заявлением в арбитражный суд.

Срок исковой давности в данном случае составляет 3 года. Начнётся он со дня, который следует после завершения срока на оплату. В договоре может быть прописано, что она производится по выставленному счёту в течение нескольких дней. Если такое положение есть, то течение срока давности начнётся после окончания этих нескольких дней.

Взыскание по исполнительному листу

И последнее – это фактическое получение денег. Однако этот этап может быть самым сложным. И нет гарантии, что деньги будут получены, даже если суд вынес решение в пользу дебитора.

Обычно задолженность взыскивается через службу судебных приставов. Её задача – разыскать имущество должника и обратить взыскание на него. Если кредитор знает, в каком банке у должника есть расчётный счёт, он может сообщить об этом судебному приставу-исполнителю. Впрочем, кредитор не обязан обращаться в службу судебных приставов. Он может разыскать имущество должника самостоятельно и направить исполнительный лист в соответствующую организацию. Например, в Росреестр – если дело касается недвижимости, в банк – если речь идёт о деньгах.

Обращаться с исполнительным листом одновременно можно лишь в одну организацию. Если она не найдёт активов должника, можно направить исполнительный лист в другое место. Но всё же действовать через приставов обычно более эффективно.

Приставы могут не найти ничего, что принадлежит должнику и на что можно было бы обратить взыскание. В таком случае спустя полгода кредитор вправе обратиться к ним снова. И действовать подобным образом он может до истечения срока исковой давности (3 года).

Как упоминалось выше, безнадёжную задолженность нужно списать в расходы.

Добавим, что вместо взыскания задолженности её можно продать. Ведь это такое же имущество компании, как любое другое. Покупатель ДЗ получает право требовать от дебитора погашения долга в полном объёме. Платит же он за это право обычно гораздо меньше суммы задолженности.

Подведём итоги

• С дебиторской задолженностью обычно сталкивается любой бизнес. В ней нет ничего страшного, нужно лишь следить за её долей и сроками погашения.
• В дебиторскую задолженность компании входят все суммы, которые ей кто-то должен. Дебиторка – это имущество. В бухгалтерии она отражается на счетах расчётов и входит в актив баланса.
• Дебиторами компании могут быть другие хозяйствующие субъекты, бюджет, работники, собственники бизнеса и любые иные лица.
• Не всегда дебиторская задолженность в компании является долгом. Пока она текущая, то есть ещё не просрочена, всё в порядке.
• Нужно стремиться работать с надёжными компаниями, которые не образуют долги. Перед началом работы контрагентов следует проверять. Чтобы дебиторка как можно реже переходила в разряд безнадёжной, ею нужно управлять и держать её на контроле.
• Если по ДЗ вышел срок уплаты, она становится просроченной. Сначала её взыскивают в досудебном порядке, а если это не помогло – идут в суд. 

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок