Как оформить сотрудника на удаленную работу

Во время пандемии коронавируса 2020 года большинство компаний впервые столкнулось с работой в удалённом формате. Многие по достоинству его оценили и продолжили применять и дальше. В этой статье мы расскажем, как оформить сотрудника на дистанционную работу, если вы ещё этого не сделали.

Что такое удалёнка

Удалённая или дистанционная работа (дистант, удалёнка) – это выполнение работником обязанностей, установленных трудовым договором, вне офиса работодателя и других его структурных подразделений, то есть на территории, которая к компании не относится. Сотрудник не посещает стационарное рабочее место вовсе либо появляется на нём лишь периодически. Трудится же он где-то ещё, используя интернет и другие средства связи для выполнения своих функций и взаимодействия с работодателем.

Дистанционная работа бывает нескольких видов:

В обычной жизни, если нет каких-то чрезвычайных обстоятельств, работодатель не имеет права заставить сотрудника перейти на дистанционку, если тот не желает. Ведь это изменение условий труда, что допустимо только с согласия работника.

Добровольная удалённая работа по найму оформляется так же, как и обычная – трудовым договором. Если на такой формат переводится сотрудник, который уже работает в компании, к договору с ним оформляется дополнительное соглашение о дистанционном характере работы.

Если же дистант вводится из-за чрезвычайных обстоятельств, то согласия работника не требуется, а допсоглашение не оформляется. В этой ситуации работодатель должен издать локальный акт, обычно это приказ о временном переводе на дистанционную работу.

Таким образом, дистанционным считается сотрудник, который:

• либо заключил с компанией трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающее выполнение работы дистанционно;
• либо выполняет трудовую функцию удалённо в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем.

Важно: вне зависимости от основания на дистанционных работников распространяется трудовое законодательство и все обычные гарантии – предоставление отпусков, выплата больничного пособия и другие. Кроме того, в статье 312.5 Трудовом кодексе РФ особо подчёркнуто, что снижать зарплату по причине удалённого формата работы запрещено.

Что включить в трудовой договор при удалёнке

В трудовом договоре с дистанционным работником следует прописать:

1. Место выполнения работы. Указывается, что она будет выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения работодателя. Адрес работника указывать не нужно – он вправе выполнять свои функции где угодно, не обязательно из дома. Ключевой момент дистанционки – место выполнения трудовой функции не контролируется работодателем.
2. Режим рабочего времени. Определяется, в какие дни и часы человек должен быть «на работе». В интересах работодателя установить эти периоды. Если режим не установлен, работник может определять его самостоятельно.
3. Средства и оборудование для работы. Работодатель должен обеспечить сотрудника всем, что нужно ему для выполнения функций. В договоре нужно указать, какое оборудование, ПО и другие технические и иные средства предоставляет работодатель. Человек может использовать для работы и собственное имущество, например, свой компьютер. Тогда в договоре определяются условия и порядок финансовой компенсации за это.
4. Порядок общения. Устанавливаются способы и сроки взаимодействия с работником. Например, как часто он должен проверять электронную почту, в течение какого срока отвечать на сообщения, с какой периодичностью передавать отчёты и результаты работы, в каком порядке будет происходить обмен документами.
5. Оплата труда. Фиксируется размер заработной платы и порядок её выплаты. Правила такие же, как для других работников – зарплату нужно платить не реже чем каждые полмесяца.
6. Обеспечение социальных гарантий. Описываются условия предоставления отпусков и других социальных гарантий, предусмотренных законодательством.
7. Ознакомление с ЛНА. Определяется порядок ознакомления работника с внутренними документами работодателя, которые могут касаться его работы.
8. Изменение договора. Описываются условия изменения и расторжения трудового договора, включая случаи, когда дистанционная работа становится невозможной.

   Примечание. По мнению Минтруда, так происходит, когда сотрудник переезжает в другую страну. В ведомстве считают, что держать в штате такого человека российская компания не может, поскольку отечественное законодательство на территории иных государств не действует. Трудовой договор с ним нужно расторгнуть с даты выезда, а вместо него можно заключить гражданско-правовой договор. При этом Минфин и ФНС не против того, чтобы кто-либо трудился на российскую компанию, фактически проживая вне РФ, если работодатель платит за него налоги.

9. Дополнительные условия. Могут включаться и другие условия, которые стороны посчитают необходимыми, например, о порядке вызова работника на стационарное рабочее место, если это потребуется.

А что же с действующим персоналом? Перед тем как перевести сотрудника на дистанционную работу, надо скорректировать заключённый ранее трудовой договор. Все новые положения отражаются в дополнительном соглашении к нему. В него включают пункты из числа перечисленных выше, которые либо отсутствуют в договоре, либо меняются.

Примечание. Нюансов дистанционки может быть множество. Уместить их в рамки трудового договора или допсоглашения может быть затруднительно. Лучше разработать самостоятельный ЛНА по удалённой работе или посвятить ей главу в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Оформление дистанционного работника

Приём на работу по удалёнке оформляется в обычном порядке, но с некоторыми особенностями. Документами можно обменяться в электронном виде с учётом следующего:

1. При заключении трудовых договоров и допсоглашений, их изменении или расторжении в электронном виде работодатель должен использовать усиленную КЭП, а работник – усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись. То есть нельзя обменяться скан-копиями подписанного от руки договора. Придётся использовать какую-нибудь систему электронного документооборота.
2. Документы, которые нужны для оформления работника, можно прислать в электронном виде. Но работодатель вправе запросить их нотариально удостоверенные копии.

Стороны обговаривают условия трудового договора, затем подписывают его. Нового работника нужно ознакомить с локальными нормативными актами, например, должностной инструкцией. Это можно сделать в электронном виде или на бумаге – всё зависит от договорённости.

Если работник хочет получить трудовой договор на бумаге, он может написать заявление. Работодатель обязан направить ему бумажный экземпляр в течение трёх рабочих дней после его получения.

Запись о дистанционной работе делается в электронной трудовой книжке, а также в бумажной — если она есть, и работник того желает. Бумажную трудовую можно отправить почтой.

А как перевести работника на удалёнку, когда трудовой договор уже действует? Процедура отличается несущественно. Сначала работник подаёт заявление о переводе на дистанционную работу в свободной форме, а затем стороны подписывают дополнительное соглашение к договору. Всё остальное – условия работы, обмен документами и прочее — происходит по тем же правилам.

Удалёнка без согласия работника

Теперь о том, как оформить сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя при некоторых чрезвычайных обстоятельствах. Это допустимо, если имеет место:

• катастрофа природного или техногенного характера (например, пожар, наводнение, землетрясение);
• авария или несчастный случай на производстве;
• эпидемия или эпизоотия (распространение болезни животных);
• любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь людей или её нормальные условия.

Как было сказано ранее, чтобы оформить сотрудника на удалённую работу при таких обстоятельствах, не надо менять трудовой договор. Работодатель должен издать внутренний локальный акт, например, приказ. В нём необходимо указать:

• почему вводится дистанционная работа, например, из-за производственной аварии;
• кто из работников на неё переводится – список конкретных лиц или указание на то, что переводятся все;
• на какой срок вводится такой формат работы (однако не дольше, чем будут длиться обстоятельства);
• как работодатель будет обеспечивать работников оборудованием и инструментами, а также выплачивать компенсацию за использование своих средств (компьютер, ПО, доступ в интернет);
• как будет организован процесс работы – режим рабочего времени, формат связи с работодателем, отчёты о выполненной работе и другое.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Бывает, что выполняемая функция не позволяет человеку работать в удалённом формате. Тогда оформляется простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Согласно ст. 157 ТК РФ, он оплачивается в размере не менее 2/3 ставки или оклада.

Итак, мы разобрались, как перевести работника на дистант. Такой формат работы оказался удобен не только для сотрудников, но и для компаний. Главное – отладить взаимодействие и продумать все детали, чтобы не пострадал рабочий процесс.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт