Акт сверки расчётов с контрагентами

Любой действующий бизнес заключает множество сделок, по которым проводится оплата товаров, работ, услуг. Особого внимания требуют также расчёты с бюджетом – по налогам, взносам, сборам. И хотя бухгалтерия тщательно следит за своевременностью и полнотой оплат, периодически стоит составлять с контрагентами акт сверки расчётов.

Зачем нужен акт сверки

Прямой обязанности по оформлению акта закон не устанавливает, но на практике это делает большинство организаций и многие ИП. Дело в том, что сверка расчётов позволяет решить несколько важных вопросов.

• Подготовить корректные финансовые документы. Каждая компания обязана раз в год сдавать бухгалтерскую отчётность, в которой, среди прочего, отображается размер дебиторской и кредиторской задолженности. И чтобы избежать возможных ошибок в отчётности, лучше удостовериться, что контрагент признаёт эти суммы.
• Подтвердить состояние взаимных расчётов. Часто выполнение даже одного договора происходит не одномоментно. Стороны могут получать аванс, предоставлять друг другу товарный кредит, рассрочку платежей, принимать оплату частями, проводить взаимозачёт и т.д. В результате сделка обрастает множеством документов, из которых не всегда понятно, кто кому и за что должен.
• Составить претензию. Акт сверки с расхождениями является основанием для предъявления претензий. Это досудебный порядок споров, и если стороны не придут к согласию, придётся обращаться в суд.
• Продлить срок исковой давности. Стандартный срок исковой давности – три года. Если он упущен, обращаться в суд бессмысленно. Однако контрагент, который всё-таки готов признать свои долги, может подписать акт сверки расчётов, после чего срок исковой давности начинает течь заново, а кредитор получает новую возможность потребовать свои деньги.

Форма акта сверки с контрагентом

Сверка взаиморасчётов с контрагентами может быть оформлена несколькими способами:

• по образцу, согласованному сторонами при заключении договора;
• по самостоятельно разработанной форме;
• по форме из учётной программы, которой пользуется налогоплательщик.

Если же стороны обмениваются электронными документами, то необходимо использовать форму электронного акта сверки, утверждённого приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Такой унифицированный акт сверки направляется не только контрагенту, но и в налоговые органы по требованию или для дачи пояснений.

Как составить акт сверки

Если вы используете электронный акт сверки, то все поля там уже есть, надо только внести в него свои данные. Если же оформляется самостоятельно разработанный акт, то он может выглядеть следующим образом.

Как у любого делового документа, у акта есть шапка с указанием сторон и небольшое вступление. Далее идёт таблица, состоящая из двух больших разделов. Поля в них аналогичны, но заполняется каждый раздел от имени соответствующего контрагента.

Каждый раздел разбивается на 4 колонки:

• дата совершения операции или оплаты;
• подтверждающий документ с реквизитами;
• суммы по дебету;
• суммы по кредиту.

Кроме того, указывают сальдо на начало и конец периода, а также обороты за период. Заканчивается документ фразой о том, что расхождения не выявлены.

Скачать образец заполнения акта сверки

Останется только указать реквизиты сторон и подписать акт сверки. Обычно подпись проставляет руководитель контрагента, но перед тем, как читать акт, он должен получить подтверждение бухгалтера о достоверности указанных сведений.

Иногда подписание акта поручают заместителю, главному бухгалтеру, коммерческому директору и другим работникам. В таком случае уполномоченные лица должны иметь доверенность на подписание акта и на признание долга. Это действительно важно, так как отсутствие в доверенности соответствующих полномочий не позволяет продлить срок исковой давности.

Обратите внимание: сам по себе акт сверки расчётов не является документом, подтверждающим хозяйственные операции. Напомним, что акт составляется на основании первичных документов, реквизиты которых в нём указываются. Если этих документов нет, и реальные операции не проводились, то даже подписанный контрагентом акт не может являться основанием для взыскания задолженности.

Как провести сверку с контрагентом

Какой-либо официальной процедуры для проведения сверки расчётов с деловыми партнёрами не установлено. При этом стороны сделки могут согласовать соответствующий порядок в договоре, например, проводить сверку по окончании каждого квартала.

Если такого порядка нет, то любой из контрагентов может инициировать сверку, направив запрос в свободной форме. Есть и другой способ – сразу направить акт, заполненный стороной, которая инициировала сверку. Если партнер согласен с этим, он должен внести в акт свои данные и подписать его.

Но случается, что данные контрагентов не совпадают, тогда формируется акт сверки с расхождениями. В таблице такого акта приводятся разные данные, а в конце фиксируется, что по результатам сверки имеются разногласия. При этом каждая сторона должна документально доказать свою правоту, поэтому к акту составляется ещё и протокол разногласий.

Другой вариант – разрешить все разногласия устно, обычно этим занимается бухгалтерия, которая запрашивает у партнёра необходимые документы и подтверждения. После выяснения всех спорных моментов стороны подписывают акт с одинаковыми итогами. Но это возможно, если между контрагентами сложились доверительные отношения, в противном случае надо каждый шаг оформлять документально.

В случае, когда по итогам сверки обнаружилась переплата денег, и контрагент с этим согласен, надо направить письмо о возврате денежных средств. Его составляют в свободной форме, но со ссылкой на подписанный акт сверки.

Обратите внимание, что заставить контрагента провести сверку расчётов, если это не является договорным условием, нельзя. Поэтому любые споры между сторонами должны проходить в общем порядке, не исключая обращения в арбитражный суд.

Сверка с ФНС

Федеральная налоговая служба не является контрагентом в привычном понимании этого слова, однако для комфортной работы бизнеса надо контролировать состояние расчётов не только с деловыми партнёрами, но и с бюджетом.

Сверка с налоговой инспекцией оформляется на бланках, утверждённых приказом ФНС от 21.06.2023 N ЕД-7-19/402@:

• приложение 1 – для платежей, входящих в ЕНП;
• приложение 2 – для платежей, перечисляемых вне ЕНП.

В целом, ситуация с состоянием расчётов с бюджетом видна по сальдо ЕНС, однако она отображает только наличие переплаты или недоимки. Акт сверки даёт больше детальной информации о начислениях; распределении поступившей суммы по налогам, сборам, взносам; возврате денег из бюджета, в том числе, возмещение НДС и акцизов; об отсроченных и приостановленных платежах.

Заявление на получение акта сверки с ФНС можно подать:

• в бумажном виде по форме из письма от 29.12.2022 № АБ-4-19/17879;
• в электронном виде по форме из письма от 09.01.2023 № АБ-4-19/7.

ИФНС должна направить акт в течение 5 рабочих дней после регистрации бумажного заявления, а если запрос был направлен в электронном виде, то срок сокращается до 3 рабочих дней.

Если налогоплательщик не согласен с результатом сверки по данным налоговой инспекции, то надо указать в акте свои данные, а также суммы расхождений по каждому платежу. Далее надо подписать документ от имени заинтересованного лица и направить акт сверки с расхождениями в ИФНС.

Ответ налоговой должен поступить в течение 30 дней, при необходимости надо будет представить подтверждающие документы. После этого принимается решение о том, чем вызваны расхождения: ошибками со стороны ИФНС или по вине налогоплательщика. В первом случае налоговая инспекция направляет новый акт сверки, во втором – организация или ИП должны подать уточнённые декларации или расчёты и затем запросить акт повторно.

Выводы

• Проведение сверки расчётов с контрагентами не является обязательным, но решает важные задачи бизнеса, таких как составление корректной отчётности, подготовка оснований для претензий, продление срока исковой давности.
• Для акта сверки с деловыми партнёрами можно использовать самостоятельно разработанные бланки, но для документа в электронном виде есть бланк, утверждённый приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@.
• Подписывать акт сверки должен руководитель компании или лично индивидуальный предприниматель. Если подписание акта поручено другому лицу, убедитесь, что доверенность позволяет понять, что в ней прописаны соответствующие полномочия на признание долга.
• Сам по себе акт сверки расчётов с контрагентом не является первичным документом, поэтому при обращении в суд не может являться основанием для взыскания задолженности.
• Сверку расчётов с ФНС стоит проводить, если налогоплательщик не согласен с сальдо ЕНС, который отображается в личном кабинете. Для проведения сверки с налоговой инспекцией есть специальные формы заявлений, а сам порядок регламентирован налоговой службой.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок