Локальные нормативные акты организации

В своей деятельности бизнес руководствуется не только законами и нормативно-правовыми актами госорганов, но и внутренними документами: положениями, правилами, инструкциями. Существуют также обязательные локальные нормативные акты организации и ИП, которые необходимо иметь каждому работодателю.

Что такое локальный нормативный акт

Локальный нормативный акт (ЛНА) – это внутренний документ, обязательный для исполнения у конкретного работодателя. К локальным нормативным документам относятся не только кадровые, но и другие акты.

Так, для упорядочения деятельности бизнеса разрабатывают документы, связанные с управлением предприятия, работой бухгалтерии, кадрового или юридического отделов и др. Например, положение о коммерческой тайне, правила внутренних коммуникаций, положение по ведению складского учёта.

Утверждённых шаблонов ЛНА не имеют, потому что они разрабатываются под нужды каждой организации или ИП. Но общие признаки у этих документов есть:

• подзаконный характер – не допускается противоречие нормам законодательства;
• универсальность – акты распространяются широкий круг лиц;
• недопустимость ухудшения положения работников.

Точного перечня ЛНА нет, но есть обязательные локальные нормативные акты организации и ИП, принимать которые обязывает Трудовой кодекс РФ.

Приказы о приёме и увольнении, предоставлении отпуска, выплате премий и другие документы разового применения или в отношении отдельного работника к локальным нормативным актам не относятся.

Приказы по кадрам в отношении всего персонала, а также табели учёта рабочего времени и графики сменности относятся к организационно-распорядительным документам, поэтому тоже не являются ЛНА.

Обязательные локальные нормативные акты

Компания может не иметь положения об архиве или о ведении кассовых операций, но перечисленные ниже виды локальных нормативных актов обязательны. За их отсутствие могут оштрафовать.

Правила внутреннего трудового распорядка

В правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны быть прописаны: права и обязанности работников и работодателей; порядок приёма на работу и увольнения; режим работы и отдыха; меры поощрения и взыскания; ответственность сторон трудового договора; другие важные вопросы, например, наличие дресс-кода (ст. 189 ТК РФ).

ПВТР могут быть оформлены в виде приложения к коллективному договору, но если такой договор не заключался, то в виде самостоятельного документа.

Положение об оплате труда

Положение фиксирует систему оплаты труда, установленную в компании: размеры окладов, тарифных ставок, начисление доплат и надбавок, индексации выплат. Условия премирования можно закрепить в этом же документе или прописать в отдельном положении (ст. 135 ТК РФ).

Положение о работе с персональными данными

Это положение регулирует правила работы (получение, хранение, передача, защита, уничтожение) с персональными данными работников, в том числе бывших, а также кандидатов на работу. При разработке этого документа надо учитывать не только статью 86 ТК РФ, но и нормы специального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Документы по охране труда

Инструкции по охране труда разрабатываются для определённой должности, профессии или вида работы, с учётом условий труда, правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования, гигиенических нормативов, требований ГОСТов, СанПиНов и других стандартов.

При подготовке инструкций можно ориентироваться на Методические рекомендации, утверждённые Минтрудом 13.05.2004 года. Здесь есть образцы документов для разных видов работ. Кроме того, необходимо учитывать требования Приказа Минтруда России от 29.10.2021 N 772н.

Кроме инструкций, на предприятии могут быть приняты Правила об охране труда, которые не относятся к обязательным ЛНА, а разрабатываются для лучшей организации и контроля работы.

Положение об аттестации

Существует ряд профессий, для которых надо периодически подтверждать уровень знаний и навыков работника. Проверка соответствия занимаемой должности называется аттестацией.

Аттестация обязательна для педагогов, медиков, спасателей, пилотов гражданской авиации, госслужащих, работников библиотек, гидротехнических учреждений, железнодорожного транспорта. В остальных случаях она проводится на усмотрение работодателя.

Итоги аттестации могут служить основанием для увольнения (ст. 81 ТК РФ), поэтому если работники должны подтверждать свой профессиональный уровень, это необходимо закрепить в локальном акте работодателя.

График отпусков

График отпусков составляется заранее, до начала соответствующего года. В частности, график на 2025 год должен быть составлен не позже 17 декабря 2024 года.

В графике фиксируются периоды не только ежегодных оплачиваемых отпусков, но и других — учебных, без сохранения зарплаты, по беременности. Этот ЛНА обязателен для соблюдения как работодателями, так и работниками.

В качестве шаблона графика отпусков обычно используют форму № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), однако можно разработать и собственный бланк.

Штатное расписание

Штатное расписание необходимо для фиксирования и распределения трудовых обязанностей между всеми работниками. В этот документ включают:

• сведения о структурных подразделениях компании;
• количество сотрудников в каждом подразделении;
• необходимые должности, специальности и профессии;
• размеры окладов.

Штатное расписание проще всего составить, взяв в качестве шаблона форму №Т-3.

Важно: если работодатель относится к категории микропредприятий (численность не более 15 человек), то он вправе не разрабатывать некоторые обязательные виды локальных нормативных актов.

В частности, можно отказаться от принятия положений по оплате труда и ПВТР в виде отдельных документов. Однако это допускается только в случае, если с работником заключается типовой трудовой договор, утверждённый Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. В этом договоре уже содержатся обязательные нормы, защищающие права работников.

Структура ЛНА

Структура ЛНА организации или ИП определяется работодателем самостоятельно, установленных требований для этого нет. Обычно локальные нормативные акты включают в себя эти разделы.

• Общие положения. Здесь приводятся основные понятия, имеющие отношение к сути документа, его назначение, ссылки на законодательство, которыми руководствовались разработчики.
• Основная часть. В этом разделе излагаются правила, нормы, порядок действия, алгоритмы и прочее.
• Заключительные положения. Прописывают условия вступления документа в силу, круг лиц, на которых он распространяется, другую юридическую информацию.

В качестве руководства при разработке ЛНА можно взять Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 (раздел III). Приказ обязателен только для государственных организаций, но его часто используют и коммерческие компании.

Ещё один полезный стандарт – ГОСТ Р 7.0.97-2016, который применяется при составлении любых документов.

Разработка, согласование, хранение ЛНА

Порядок разработки и согласования ЛНА утверждается приказом руководителя. В приказе назначается ответственное лицо или рабочая группа, указывается, какие локальные акты действуют на предприятии, порядок ознакомления с ними. Сама процедура разработки ЛНА может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Если в организации есть профсоюз, его мнение должно учитываться при разработке ЛНА. В ТК РФ есть специальная статья 372, которая содержит этапы рассмотрения локальных актов для таких работодателей.

После разработки и утверждения работодателем ЛНА вступает в силу со дня его принятия или с той даты, что указана в самом нормативном акте.

Что касается ознакомления работника, то под подпись сделать это необходимо только в отношении ЛНА, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью. Поэтому, например, со штатным расписанием или организационной структурой компании этого делать не требуется. Факт ознакомления работников с нормативными документами может фиксироваться в специальных журналах, листах, в приложениях к трудовому договору.

Обязанности предоставлять работнику копии ЛНА либо вывешивать их на информационные стенды или сайт у работодателя нет. Однако запретить работнику самостоятельно сделать фотографию локального нормативного акта нельзя. Детали процедуры ознакомления с ЛНА закон не устанавливает, поэтому работник может сфотографировать текст для дальнейшего изучения.

Если в ЛНА изменилась информация, затрагивающая интересы работника, его надо ознакомить с этими изменениями, также под подпись.

Обязанность хранения архивных документов, в том числе локальных актов, установлена ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации». О том, какие документы и сколько времени хранить, можно узнать из приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Так, ПВТР надо хранить всего год, график отпусков – три года, а такие ЛНА, как штатное расписание, положения об оплате, о персональных данных, хранят бессрочно.

Штрафы за ЛНА

Если какого-то обязательного локального акта нет, или работники с ним не ознакомлены, то работодатель может быть наказан штрафом по статье 5.27 КоАП РФ:

• на руководителя или индивидуального предпринимателя в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
• на юридическое лицо – от 30 до 50 тысяч рублей.

За повторное нарушение штраф вырастет до 20 и 70 тысяч рублей соответственно.

Если работник отказывается знакомиться с ЛНА под подпись, необходимо составить соответствующий акт. Это поможет избежать административного наказания.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок