Какой кассовый аппарат лучше выбрать индивидуальному предпринимателю

Уже несколько лет подавляющее большинство индивидуальных предпринимателей обязаны применять онлайн-кассы. Это результат реформы, которую Правительство проводило в 2017-2021 годах. Под исключение попадают лишь некоторые виды деятельности – они собраны в статье 2 закона № 54-ФЗ о ККТ от 22.05.2003. Многие ИП восприняли кассовую технику как нечто навязанное государством. Вместе с тем такой аппарат может быть удобным инструментом или хотя бы не слишком большой обузой. Главное – правильно его подобрать под нужды своего бизнеса.

Какие бывают кассовые аппараты

Начнём с того, что у современных аппаратов общего. Все они работают через интернет и направляют данные о расчётах в налоговую службу. Информация в онлайн-кассах хранится в цифровом модуле памяти – фискальном накопителе (ФН). Вся техника, которая предлагается производителями, соответствует требованиям закона 54-ФЗ и включена ФНС в реестр моделей кассовой техники.

Онлайн-кассы классифицируют по разным признакам. Прежде чем решить, какой именно кассовый аппарат для ИП лучше выбрать, разберёмся с их разновидностями.

Физическая или облачная

Касса, которую можно купить и поставить в своём магазине, кафе, офисе или дома – физическая. В отличие от неё облачная размещается у поставщика услуг – их предлагают десятки компаний. Пользователь арендует такую ККТ и получает к ней виртуальный доступ. По сути, облачная касса – это сервис.

Но есть ограничение для применения облачных касс – они формируют чеки только в электронном виде. А ещё за облачную кассу платить нужно постоянно. И хотя стоимость услуги небольшая, за годы пользования может набраться весьма приличная сумма.

Зато при пользовании таким кассовым аппаратом не нужно разом вкладываться в его покупку, разбираться с его подключением, настройкой, ремонтом, следить за сроком действия фискального накопителя. На ФН, кстати, придётся потратиться отдельно, но это предстоит сделать в любом случае. А дальше достаточно платить за сервис. Цена вопроса – 1-3 тыс. рублей в месяц. У многих поставщиков услуг есть выбор тарифов. Если платить сразу за год, то обычно выходит дешевле. Есть предложения с оплатой за количество чеков.

Как пользоваться облачной кассой? Очень просто: участие человека не требуется – она всё делает сама. На одной кассе пробивать чеки одновременно могут несколько сотрудников, находящихся в разных местах. Продажи проходят в любое время суток.

Облачные кассы выбирают интернет-магазины и компании, которые принимают оплату на сайте. Этот вариант приемлем для доставки товаров, вендинга, такси, транспортных компаний и пунктов выдачи заказов.

Другое дело, если у предпринимателя магазин, пункт общепита или иная реальная торговая точка. Покупатели в таких местах привыкли получать бумажные чеки. И хотя в последнее время всё больше людей отказываются от них, до полного перехода на электронные чеки ещё очень далеко, поэтому для офлайн-бизнеса требуется физическая касса.

В зависимости от специфики расчётов такая ККТ может быть стационарной или автономной, кнопочной или сенсорной (смарт-терминал), полноценным устройством или отдельным модулем для печати чеков – фискальным регистратором. Дальше мы подробно разберём все эти типы.

Стационарная или мобильная

Стационарная касса предназначена для установки и применения только в точке продаж. Это необязательно огромный агрегат – на рынке много моделей среднего размера. Но с собой такую всё равно не возьмёшь – она работает от сети электропитания.

К стационарной кассе можно подключить дополнительное оборудование, например, весы или сканер кодов маркировки. В целом, с такой кассой в точке продаж работать удобнее, но за это приходится платить. Стоят стационарные кассы от 20 тыс. рублей.

Мобильная или переносная ККТ – это компактное устройство с аккумулятором, WiFi и GPR-модулем. Такие кассы иногда ещё называют автономными. Вот примеры аппаратов от разных производителей: Меркурий 115Ф, 180Ф, 185Ф, 105Ф, Элвес МФ, Штрих-Мпей-Ф, Атол 90Ф, 91Ф и 92Ф, Эвотор 5 и 5i, МТС 5, Mspos K, Касса Ф, LiteBox 5 и другие.

Цена на простые аппараты с кнопками начинаются от 7 тыс. рублей, более продвинутые модели с сенсорными экранами стоят до 20 тыс. рублей.

Переносную кассу удобно использовать при расчётах на территории покупателя. Плюсы – мобильность, возможность работать без электросети, низкая стоимость. Минус в том, что из-за небольших размеров на них не слишком удобно работать. Такие кассы не подходят для точек с потоком посетителей и большим числом товарных позиций.

Переносные кассы используют курьеры, которые принимают плату на месте. Однако многие ИП с небольшим количеством продаж в день также отдают предпочтение этому варианту, так как он самый бюджетный.

Кнопочная касса или смарт-терминал

Кнопочным называют кассовый аппарат, информацию на котором нужно вводить с кнопок. Часто в эту группу относят только компактные переносные модели, хотя это не совсем верно, ведь есть и большие стационарные кассы с кнопками. Общий минус такой ККТ – маленький экран, что делает сложной работу с большим ассортиментом товаров. Ещё одно неудобство – сложно проводить обновление ПО.

Кнопочные аппараты обычно небольшие (упомянутые выше Меркурий 115Ф, 180Ф, 185Ф, Элвес МФ, Штрих-Мпей-Ф, Атол 90Ф, 91Ф и 92Ф), хотя есть и стационарные модели, например, АМС 300Ф.

Уже несколько лет на рынке есть мнение, что кнопочные кассы доживают свой век, поскольку морально устарели: сложно подключить товароучётную систему, настроить работу с маркировкой и алкоголем. Однако пока кассы с кнопками всё ещё продаются, уверенно занимают свою нишу и даже лидируют в рейтингах по количеству продаж.

Но всё же большинство современных касс – это смарт-терминалы. Их экран гораздо большего размера и сенсорный, поэтому работать значительно удобнее. Кнопок у такой кассы нет – данные вводятся с экранной клавиатуры. Обновление программы делать гораздо проще.

Вот примеры смарт-касс среднего размера – они рассчитаны на стационарное использование: Атол Сигма 10, Эвотор 10.3, Эвотор Power, Вики Tower Ф, MSPOS-T-Ф. Цены начинаются от 20 тыс. рублей. Есть и более компактные варианты, правда, обойдутся они не сильно дешевле: Эвотор 5, 5i и 7, Атол Сигма 8, LiteBox 5 и 8, МТС 5, Mspos K, Касса Ф и множество других.

Безусловно, аппарат с сенсорным экраном больше отвечает современным требованиям, но и стоит гораздо дороже кнопочного.

Полноценная касса или фискальный регистратор

Все описанные выше варианты – это самостоятельные кассовые аппараты, которым для работы ничего дополнительно не требуется, кроме электричества и интернета. Ещё есть так называемые фискальные регистраторы – это модули без кнопок и экрана, которые нужно подключать к компьютеру, планшету или смартфону. Работает такой агрегат только под управлением программы. По сути, это компактный принтер со встроенным фискальным накопителем.

Моделей фискальных регистраторов очень много, они выпускаются под брендами Атол, Штрих, ВикиПринт, Ритейл, Пирит и другими. Цены в среднем от 15 тыс. рублей, но попадаются и более дешёвые варианты.

Область применения фискального регистратора – торговые точки с большим потоком покупателей. Модуль отличается высокой скоростью печати чеков и надёжностью. Регистратор может превратить любой компьютер в кассовый аппарат, достаточно лишь установить ПО.

Читайте также: Онлайн-кассы в 2024 году - кому нужны, а кому нет.

Критерии подбора ККТ для ИП

Предприниматель может использовать любую кассу – ограничений нет. Но чтобы выбрать подходящий вариант, нужно проанализировать разные аспекты своего бизнеса и ответить на несколько вопросов.

• Где будет использоваться касса? Если только в точке продаж, то подойдут стационарные аппараты. Если предполагается выезд к клиенту, то нужна мобильная касса – она может быть кнопочной или сенсорной. Если покупатели будут платить только через интернет, то стоит рассмотреть аренду облачной кассы либо выбрать ККТ, которую можно и интегрировать с сайтом.
• Какой ожидается поток покупателей? Если вы преимущественно работаете по безналу и пробиваете несколько чеков в день или даже в месяц, то можно сэкономить на ККТ и купить кнопочный мобильный аппарат. Для потока клиентов такой уже не подойдёт – лучше взять смарт-терминал. Если у вас покупатели образуют очередь, хорошим решением будет кассовый компьютер с фискальным регистратором.
• Большой ли у вас перечень товаров? В каждом чеке необходимо указывать все купленные позиции, их количество и цену. Ввод такого объёма информации может стать проблемой на кассах с маленьким экраном и кнопками. Лучше заранее внести номенклатуру в память ККТ, а при формировании чека выбирать нужные позиции. Проще всего это реализуется при использовании фискального регистратора, но несложно и на смарт-терминале. А вот с кнопочными кассами придётся повозиться.
• Что с программами и приложениями? Часть производителей поставляют для своих аппаратов бесплатное базовое ПО. Другие предлагают заплатить за обновление. Также у многих есть дополнительные модули, которые могут быть незаменимы именно для вашего бизнеса. Изучите предложения по программному обеспечению, прежде чем покупать кассу.
• Продаёте ли вы маркированные товары и алкоголь? Если да, то лучше сразу смотреть в сторону смарт-терминалов и фискальных регистраторов – кнопочные кассы покупать не стоит. Реализовать работу с государственными системами можно и на них, но это будет сложно. Для работы с ЕГАИС и маркировкой «под ключ» придётся приобретать дополнительное ПО.
• Что с приёмом безналичной оплаты? Сегодня большая часть расчётов даже в розничных магазинах производится посредством банковских карт, также растёт количество платежей по СБП. Для предпринимателя второй способ даже более предпочтителен, так как комиссия за СБП ниже, чем за эквайринг. Узнайте, как на выбранной кассе принимать оплату по СБП и QR кодам. Сейчас такие возможности встречаются и у кнопочных аппаратов – код печатается на чеке или на отдельном экране, который, впрочем, нужно докупить. А ещё на рынке есть модели касс со встроенным терминалом эквайринга.
• Нужна ли интеграция с учётной системой? Удобно, если касса обменивается данными с учётной системой: берёт из неё номенклатуру товаров и передаёт информацию о продажах. Узнайте, можно ли подключить выбранную кассу к вашей системе и насколько просто это сделать. Кроме того, есть модели, уже подготовленные для работы товароучётной системой, в частности, с 1С – останется сделать лишь небольшие настройки.
• Каковы условия техподдержки? Немаловажный фактор – помощь пользователю кассового аппарата. Техническая поддержка может предоставляться производителем, поставщиком ККТ или сторонним сервисным центром. В определённом объёме она бывает бесплатной, но сопровождение 24/7, как правило, предоставляется за дополнительную плату. Также рекомендуем заранее узнать все способы связи с техподдержкой.

Что ещё нужно знать

Учтите, что отдельно придётся купить фискальный накопитель. Срок его годности составляет 15 или 36 месяцев, но у ИП на УСН, патенте или ЕСХН выбора нет, они должны использовать накопитель на 36 месяцев. Стоит такой от 15 тыс. рублей. Разумеется, через 36 месяцев придётся купить новый.

Ещё нужно заключить договор с оператором фискальных данных – ОФД. Без него данные о продажах в ФНС не попадут. Цена вопроса в среднем – 2 тыс. рублей в год. Есть тарифные планы с оплатой за день, за месяц, за сезон. ОФД не только обеспечивает передачу фискальной информации, но и предоставляет удобный функционал для анализа продаж. В личном кабинете на сайте оператора можно формировать полезные отчёты.

Сопутствующие услуги – установка кассы, настройка её работы, регистрация в ФНС, обслуживание, обучение тому, как пользоваться конкретной моделью – предоставляются за отдельную плату.

Мы рассказали о выборе ККТ для ИП. Изучите все виды кассовых аппаратов и определитесь, что больше подходит под ваши потребности: недорогая переносная касса с кнопками, более продвинутый мобильный терминал с сенсорным экраном, смарт-касса среднего размера для торговой точки или компьютер с фискальным регистратором для магазина с большим потоком покупателей.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок