Кассовый аппарат: необходимость, регистрация, применение

Реформа в сфере ККТ уже давно завершилась. Но до сих пор не всем предпринимателям понятно, нужен ли им кассовый аппарат. Этот вопрос практически всегда возникает у новичков. Объясняем, как его решить.

Что такое онлайн-кассы и зачем их ввели

Прежде чем разбираться с тем, нужен ли кассовый аппарат для ИП или ООО, кратко вспомним основы.

Всё, что связано с ККТ, регулируется законом о применении касс 54-ФЗ от 22.05.2003. Раньше применялись аппараты, в которых все данные записывались на специальную ленту (ЭКЛЗ). В 2017 году начался переход на так называемые онлайн-кассы. А к середине 2021 года на них перешли все организации и ИП, вне зависимости от размера бизнеса, налогового режима, видов деятельности.

Использовать аппараты старого образца запрещено. За этим следит ФНС: она ведёт реестр, в который вносит все разрешённые к применению модели контрольно-кассовой техники.

Итак, что такое ККТ сегодня? Это кассовые аппараты с цифровой памятью – фискальным накопителем, а также возможностью выхода в интернет. Поэтому их и называют онлайн-кассами.

Зачем кассе интернет? Чтобы передавать данные чеков и других фискальных документов в налоговую службу. Как только кассир выбьет чек на кассовом аппарате, он сразу же направляется на сервер ФНС в электронном виде. Это нужно для контроля – чтобы компании не скрывали выручку и платили налоги в полном объёме. Государству стало проще и удобнее контролировать бизнес.

А ещё электронный чек направляется покупателю при оплате онлайн. Также человек может его потребовать у кассира в обычном магазине, если даст свой email или номер телефона. Чек в электронном виде можно проверить через сервис налоговой на подлинность. Его удобнее хранить, чем бумажный: он не потеряется, не обесцветится и не порвётся. То есть покупатели от нововведения только выиграли.

Считается, что бизнес тоже получил определённые бонусы от перехода на онлайн-кассы:

• Всё взаимодействие с ФНС перешло в электронный формат. Не нужно ходить с кассовым аппаратом в инспекцию, чтобы поставить его на учёт или перерегистрировать, не нужно носить туда отчёты и прочие документы по кассам.
• Поскольку данные теперь доступны в электронном формате, на их основе можно формировать полезные отчёты для внутреннего пользования. Данные о продажах стало проще анализировать и использовать для принятия управленческих решений.

Конечно, выиграли далеко не все предприниматели. И речь сейчас вовсе не о тех, кто раньше нарушал закон, а теперь вынужден работать честно. Дело в том, что после кассовой реформы круг лиц, на которых распространяется обязанность применять ККТ, существенно расширился. Тем же предпринимателям, у кого уже были кассовые аппараты, пришлось менять их на новые или платить за доработку, покупать ПО и разбираться со множеством сложностей.

Когда нужна и не нужна онлайн-касса

Закон о применении касс 54-ФЗ ввёл ряд правил, а также исключений из них. С учётом этого разберём, применяется ли касса в той или иной ситуации.

В зависимости от типа покупателей

Кассовая техника применяется для оформления расчётов за товары, работы и услуги:

1. С физическими лицами – вне зависимости от того, как они платят: наличкой, банковской картой, через систему быстрых платежей (СБП), переводом со своего счёта на счёт продавца через онлайн-банк или в отделении банка. В любом случае, если покупателем является физическое лицо, в том числе самозанятый, ему нужно выдать кассовый чек.

   Но если деньги принимает не компания-поставщик, а платёжный агент, то кассу должен применять он. Например, если вы продаёте товары на маркетплейсе, то чек выбивает компания, которой принадлежит торговая платформа. Платёжными агентами также выступают логистические и почтовые компании, в том числе Почта России.

2. С юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями – если они платят наличкой, банковской картой или через СБП. Только нужно помнить, что на наличные расчёты в этом случае действует лимит 100 000 рублей в рамках одного договора.

Важно: если деньги переводятся с расчётного счёта одной организации (ИП) на расчётный счёт другой организации (ИП), то кассовый аппарат не применяется.

То есть перед тем как решить, нужен ли кассовый аппарат для ИП или организации, следует понимать, кто будет покупать её товары и услуги. Предлагаем простой алгоритм.

В зависимости от деятельности

Закон о применении касс ввёл не только требования, но и преференции, правда, их не так много. В частности, отдельные направления бизнеса от касс полностью освобождены. Такая льгота предоставляется тем, кто оказывает простые услуги населению, в том числе ремонт обуви, изготовление ключей, приём стеклопосуды, вспашку огородов, репетиторство, присмотр за детьми и пожилыми, услуги носильщиков.

Некоторые виды торговли также можно вести без кассы, а именно торговать в киоске газетами или мороженым, на рынках – продуктами питания и некоторыми непродовольственными товарами (но есть масса ограничений), торговать на выезде, вразнос, реализовать из цистерн молоко, квас, масло, рыбу, продавать сезонные овощи и фрукты на развалах, бахилы и кое-что ещё. Также ИП разрешено сдавать без ККТ в аренду собственные жилые помещения, в том числе с машино-местом.

Полный перечень деятельности, освобождённой от касс, приводится в п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ. При этом не имеет значения, кто ведёт деятельность – организация или ИП, равно как и то, какой налоговый режим применяется. Если вид бизнеса в группе исключений, ККТ можно не применять. Соответственно, чтобы решить, нужен ли кассовый аппарат для ИП или фирмы, необходимо знать сферу деятельности.

В зависимости от налогового режима

Сразу заметим, что преференции по кассам в зависимости от налогообложения даются только индивидуальным предпринимателям. Вот кто может не применять онлайн-кассы:

• ИП на НПД (п. 2.2 ст. 2 закона 54-ФЗ). Вместо чека ККТ они выдают покупателям чек, сформированный в приложении «Мой налог».
• ИП на патенте, если они занимаются определёнными видами деятельности. В п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ перечислена деятельность на ПСН, которая может осуществляться без применения кассовых аппаратов. Это преимущественно бытовые услуги населению — разного рода ремонт, в том числе квартир, мебели (но ремонт бытовой и автомобильной техники сюда не относится), репетиторство, уход за детьми и пожилыми, сельскохозяйственные работы, сдача имущества в аренду и другое.

Важно: вместо чека покупателю (заказчику) для подтверждения расчёта нужно выдать подтверждающий документ. Формат можно разработать самому. Главное, чтобы в нём были все необходимые реквизиты: они перечислены в том же п. 2.1 статьи 2. Учтите, что этот документ нужно выдавать покупателям всегда, а не только если они попросят. Таким образом, нужен ли кассовый аппарат для ИП на патенте, напрямую зависит от того, чем он собирается заниматься.

Добавим, что большинство ИП на ПСН занимаются деятельностью, для которой применение ККТ обязательно. Это, например, торговля, общепит, ветеринарные услуги, ремонт машин и бытовой техники, автотранспортные услуги, проведение спортивных занятий, медицинская деятельность.

В зависимости от местности

Организациям и предпринимателям из некоторых местностей предоставляются льготы по кассовым аппаратам. Местности бывают двух типов: отдалённые от сетей связи и труднодоступные. Если вы подозреваете, что ваш населённый пункт может относиться к таким, зайдите на сайт правительства вашего региона и отыщите:

1. Перечень местностей, отнесённых к отдалённым от сетей связи. Если в перечне есть ваш населённый пункт, онлайн-кассу ставить необходимо, но применять её можно в автономном режиме. То есть она не будет передавать данные о продажах в ФНС (п. 7 ст. 2 закона 54-ФЗ). Однако фискальный накопитель всё равно придётся ставить, ведь налоговая может проверить его после окончания срока действия.
2. Перечень местностей, отнесённых к отдалённым или труднодоступным. Если ваш населённый пункт попадает в этот список, то ККТ можно не ставить. Покупателю нужно будет выдавать по его требованию документ, который содержит определённые реквизиты (п. 3 ст. 2 закона 54-ФЗ).

В зависимости от типа операции

Но даже если ваша компания должна применять ККТ, это вовсе не значит, что чеки нужно выбивать при любых операциях с физическими лицами. Касса применяется при расчётах, а это вполне определённые ситуации (ст. 1.1 закона 54-ФЗ).

Применительно к бизнесу расчётами являются:

• приём и выплата денег за товары, работы, услуги, в том числе по предоплате и в кредит;
• приём ставок, в том числе интерактивных, выплата денег в виде выигрыша в азартных играх, выдача и получение обменных знаков игорного заведения, выдача и получение денег в обмен на предъявленные знаки игорного заведения;
• приём денег при реализации лотерейных билетов, в том числе электронных, приём лотерейных ставок и выплата денег в виде выигрыша в лотерею.

То есть большинство обычных компаний, чья деятельность не связана со ставками, азартными играми и лотереями, кассу применяют при получении денег от покупателя товаров или услуг, а также при их выплате, обычно при возврате.

Ниже перечислим некоторые типичные ситуации, когда ККТ не применяется:

• Выплата сотрудникам зарплаты наличными или на карту.
• Выдаче кому-то из персонала подотчётных сумм или их возврат.
• Передача работнику товаров или услуг в качестве платы за труд, если это предусмотрено трудовым договором.
• Удержание из зарплаты работника стоимости товаров или услуг, приобретённых для него у сторонней компании (например, плата за парковку, за медстраховку).
• Выплата сотруднику денег в виде компенсации каких-то расходов.
• Выдача сотруднику материальной помощи.
• Выдача участником ООО займа своей организации.
• Аренда компанией имущества у физического лица (например, помещения, транспортного средства).
• Ошибочное поступление на счёт компании денег от физлица.

Приведённый перечень операций не является полным – это лишь примеры. Они в дополнение к основным правилам помогут разобраться, нужен ли кассовый аппарат для ИП или организации в конкретной ситуации.

Например, компания работает только с юрлицами, но продаёт товар собственному персоналу по льготной цене. Деньги за это удерживаются из зарплаты, но в трудовом договоре это не прописано. Получается, что компания, по сути, продаёт физлицам свои товары, и тогда кассу применять необходимо.

Что нужно, чтобы работать с онлайн-кассой

Чтобы применять ККТ, требуется:

1. Купить кассовый аппарат. Кассы бывают разные – автономные и стационарные, для онлайн-продаж, для больших и маленьких магазинов и даже работающие в облаках. Нужно выбирать модель исходя из потребностей своего бизнеса. О выборе онлайн-кассы читайте в этой статье.
2. Купить подходящий фискальный накопитель. Это дорогостоящий модуль памяти – его цена может превышать стоимость аппарата. Фискальные накопители бывают на 15 и 36 месяцев. Если вы применяете льготный режим, то нужно покупать ФН на 36 месяцев. Если вы на ОСНО, занимаетесь сезонным бизнесом, продаёте подакцизные товары или используете ККТ в автономном режиме, то нужен ФН на 15 месяцев.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Это компания-посредник, которая обеспечивает безопасную передачу данных с кассы в ФНС. ОФД не так много, и все они внесены в специальный реестр. Цены у всех примерно одинаковые – порядка 3 тыс. рублей в год на одну кассу.
4. Зарегистрировать кассу в налоговой службе. Это можно сделать онлайн, но потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить её на ИП или директора организации можно в ФНС бесплатно. Регистрация кассы делается в несколько этапов. Главное – не ошибиться при вводе данных: если неверно ввести ИНН или регистрационный номер ККТ (его выдаёт налоговая), то придётся покупать новый фискальный накопитель.
5. Приобрести дополнительное оборудование. Вам точно понадобится терминал эквайринга, если он не встроен в кассу – без него не выйдет принимать оплату картами. Для магазина могут быть необходимы сканер штрихкодов и весы.

Подведём итоги

• ККТ сегодня – это онлайн-касса. Аппараты без выхода в интернет больше не применяются.
• Онлайн-кассы нужны компаниям, которые продают что-то в розницу. А также тем, кто принимает оплату наличными деньгами или по карте от своих бизнес-партнёров.
• Законом предусмотрено освобождение от ККТ для тех, кто занимается отдельными видами деятельности. Это бизнес, который вряд ли сулит большие доходы. Также без касс могут работать предприниматели, которые проживают в некоторых отдалённых населённых пунктах.
• Не все операции с физлицами оформляются чеками, а только расчёты за товары и услуги. Впрочем, понятие «расчёт» в настоящее время включает много разных операций.
• Чтобы применять ККТ, мало купить только сам аппарат. Нужен фискальный накопитель, договор с ОФД, а в большинстве случае ещё и терминал для приёма банковских карт. Кассу нужно поставить на учёт в ФНС.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок