Важно: в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный Фонд России отчёт СЗВ-М отменяется. Данные, которые отражали в СЗВ-М, будут указывать в новом отчёте «Персонифицированные сведения о физических лицах», который направляется всё так же ежемесячно, но в налоговую инспекцию, а не в ПФР.
Форма СЗВ-М – основа персонифицированного учёта граждан. Она подаётся работодателями ежемесячно в отношении каждого физлица, застрахованного в системе обязательного пенсионного страхования. Назначение формы – учёт страхового стажа и начисление пенсии. В мае 2021 года был утверждён новый бланк СЗВ-М, а также были уточнены некоторые правила отражения в нём данных. Давайте разберёмся, как следует заполнять и подавать этот отчёт.
Кто и за кого должен отчитываться
Форму СЗВ-М в 2022 году должны подавать все организации и ИП-работодатели. Составляется она в отношении тех лиц, кто включён в систему обязательного пенсионного страхования, а именно, в отношении:
- работников по трудовым договорам;
- лиц, нанятых по гражданско-правовым договорам (кроме самозанятых плательщиков НПД);
- лиц, с которыми заключены договоры авторского заказа, договоры на отчуждение / предоставление прав использования авторских произведений и иные лицензионные договоры;
- руководителя организации, являющегося единственным участником, членов организации, собственников её имущества.
Подавать форму необходимо и в том случае, если в отчётном месяце по какой-то причине выплаты застрахованным лицам не производились, а деятельность не велась. Правило простое – если хотя бы 1 день в течение отчётного месяца с физлицом действовал договор, его необходимо включить в СЗВ-М.
Недавно была поставлена точка в споре о том, нужно ли заполнять отчёт на директора-учредителя, с которым не оформлены трудовые отношения. Да, это необходимо! Это прямо следует из постановления Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п.
Этим же документом утверждена новая форма отчёта и порядок её заполнения (далее Порядок). В нём чётко прописали, что в СЗВ-М отражаются сведения обо всех лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование согласно статье 7 закона № 167-ФЗ. А это в том числе и участник-руководитель, трудовой договор с которым не заключён. Так что даже если из организации были уволены все сотрудники либо они вовсе не нанимались, направлять СЗВ-М в ПРФ необходимо.
А вот предприниматель подаёт этот отчёт только в том случае, если у него есть работники по трудовому договору или ГПХ (самозанятые лица не учитываются). Самостоятельно работающие ИП подавать СЗВ-М не должны, равно как и иные лица, которые сами обеспечивают себя работой (адвокаты, арбитражные управляющие, нотариусы и другие).
Как и куда сдавать СЗВ-М
Направлять отчёт в ПФР нужно ежемесячно. Крайний срок – 15 число следующего месяца. То есть форму за август нужно подать до 15 сентября, за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября и так далее. Если 15 число приходится на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день.
Отчёт может быть составлен на бумаге или в электронном виде. Бумажную форму СЗВ-М могут подавать работодатели, у которых за расчётный месяц застрахованных лиц было не более 24 человек включительно. Если больше, нужно отчитываться в электронном виде.
Форму направляют в отделение ПРФ, где работодатель стоит на учёте. Отдельные правила есть для обособленных подразделений организаций, являющихся самостоятельными страхователями. Они отчитываются в отделение фонда по месту своего нахождения. А вот подразделения, которые не производят выплаты физлицам, СЗВ-М сами не подают – за них отчитывается головная компания.
Как изменился бланк СЗВ-М
Как упоминалось выше, постановлением Правления ПФР № 103п утверждена новая форма отчёта СЗВ-М. Документ вступил в силу с 30 мая 2021 года. В бланке несколько изменений, которые мы разберём далее. Применяется он с отчёта за май.
Форма стала компактнее и проще за счёт того, что из неё убрали пояснения к полям. Теперь все они содержатся в Порядке заполнения СЗВ-М – это Приложение № 2 к постановлению № 103п. Правила отражения данных также были уточнены, хотя изменения не слишком значительные.
Если отчёт передаётся в электронном виде, он должен соответствовать формату из постановления Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п и быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
Инструкция по заполнению новой СЗВ-М
Форма, как и раньше, состоит из четырёх пунктов (разделов). В первом указываются такие данные:
- Номер страхователя, который ему присвоил ПФР при постановке на учёт.
- Наименование. Его теперь можно писать как в сокращённой, так и в полной форме. Ранее вписывалось краткое наименование. Допускается указание названия организации на латинице. ИП указывают своё ФИО.
- ИНН и КПП (для ИП – только ИНН). Если форма подаётся в отношении обособленного подразделения, то указывается КПП по месту его нахождения.
В Разделе 2 отражается отчётный период: месяц в формате ММ (например, январь – «01», сентябрь – «09»), год – в формате ГГГГ («2022»).
В Разделе 3 СЗВ-М следует указать полное название типа отчёта: «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». В старом бланке в этом поле следовало указывать краткий код – «исхд», «доп» или «отмн». Тип «Исходная» выбирается, если отчёт за месяц подаётся впервые. Тип «Дополняющая» следует указать, когда нужно дополнить сданную ранее форму. Если необходимо отменить сведения, поданные с ошибкой, выбирается тип СЗВ-М «Отменяющая».
Данные застрахованных физлиц отражаются в разделе 4. Правила заполнения такие:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи по конкретному работнику. Нумерация физлиц в отчёте должна быть сквозной, без пропусков и повторений.
- В графе 2 вписываются фамилия, имя и отчество застрахованного лица. Их необходимо указывать полностью, в именительном падеже.
- В графе 3 – СНИЛС в формате: XXX–XXX–XXX–CC или XXX–XXX–XXX CC.
- В графе 4 – ИНН застрахованного. Номер можно не вписывать, если работодатель его не знает.
Готовый отчёт подписывает руководитель организации или уполномоченное на это лицо. В обязательном порядке следует указать наименование должности подписавшего, а также расшифровку. ИП заверяет бланк личной подписью. Дату следует указать в формате ДД.ММ.ГГГГ. При наличии ставится печать организации или ИП.
Образец заполнения формы СЗВ-М 2022 года можно скачать здесь
Штрафы
За нарушение порядка подачи формы назначается штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Он грозит за несвоевременную сдачу отчёта, а также за предоставление неполных либо недостоверных сведений. Виновное ответственное лицо может быть дополнительно оштрафовано на 300-500 рублей.
Если вместо электронного документа сдать форму на бумаге (при количестве застрахованных 25 человек и более), за это оштрафуют на 1000 рублей.
Распространённые ошибки при заполнении СЗВ-М
Большинство ошибок в СЗВ-М связано с неверным отражением застрахованных лиц. В частности, нередко в отчёт забывают включать:
- работников, которым не производились выплаты (например, человек нанят по ГПХ, но в отчётном месяце не работал);
- единственного учредителя-руководителя без трудового договора;
- отдельных работников по другим причинам.
Для добавления данных о забытых застрахованных лицах подаётся форма СЗВ-М с типом «Дополняющая». В неё вносят только тех, кого забыли указать в первичном отчёте.
Однако если речь об учредителе-директоре неработающей фирмы (других сотрудников нет, СЗВ-М не подавалась), то нужно заполнить форму типа «Исходная» на собственника бизнеса.
Иногда происходит ровно наоборот – в отчёт включаются лишние лица. Например, нанятые по ГПХ самозанятые плательщики НПД или уже уволенные сотрудники. В такой ситуации поможет подача формы с типом «Отменяющая», включить в которую нужно тех, кто был внесён в исходный отчёт по ошибке.
Хуже, если ошибка допущена в данных работника. В таком случае придётся подавать две формы СЗВ-М:
- отменяющую – она аннулирует ошибочные сведения;
- дополняющую, в которую будут включены верные данные.
Если ошибка найдена страхователем самостоятельно и исправлена подачей СЗВ-М соответствующего типа до того, как её обнаружил ПФР, штрафа быть не должно. Более того, даже если ошибку обнаружат в отделении ПФР, работодатель будет освобождён от ответственности, если её своевременно исправит. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.
Правда, на практике даже при своевременном исправлении санкций удаётся избежать не всегда. Единственной ошибкой, за которую не накладывается штраф, в ПФР считают неточные данные лиц, включённых в отчёт. Если же сначала забыть внести в него сведения о работниках, а потом, когда срок подачи СЗВ-М уже истёк, исправиться (даже самостоятельно), то за это с большой долей вероятности оштрафуют.
Например, компания подала СЗВ-М за август 10 сентября, а после этого обнаружила, что в отчёт не включены несколько сотрудников. Подать дополняющую форму без санкций можно до 15 сентября, поскольку срок представления отчёта ещё не истёк. Если же сделать это позже, даже до того, как ошибку найдёт ПФР, компанию оштрафуют.
Подведём итоги
СЗВ-М является самым часто сдаваемым отчётом работодателей. И хотя он довольно прост, важно не допустить в нём ошибок. Ведь каждая из них может привести к штрафу. Чтоб этого избежать, рекомендуем изучить нашу статью и скачать СЗВ-М в новой форме 2022 года, а также её заполненный образец.
Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок
Это может быть интересно
Мы не гарантируем бесплатных ответов по сложным кейсам.