Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении

С прошлого года работодатели подают в Социальный фонд отчёт ЕФС-1. Он заменил все формы, которые представлялись в фонды ранее. Подаётся он и при увольнении работников. Расскажем, как заполняется отчёт в этом случае, и приведём его образец.

Правила подачи ЕФС-1

Начнём со сроков – они прописаны в статье 11 закона № 27-ФЗ, регулирующего порядок представления персонифицированных сведений в Социальный фонд. Когда компания расстаётся с нанятым физлицом, то вне зависимости от оснований ЕФС-1 представляется:

• при увольнении сотрудника – не позднее дня, следующего за датой издания приказа о расторжении трудового договора (пп. 2 п. 5 ст. 11);
• при прекращении гражданско-правового договора – не позднее дня, следующего за днём его прекращения (п. 6 ст. 11).

Во втором случае речь о физлицах, не зарегистрированных в качестве ИП или самозанятых, с которыми заключены договоры на оказание услуг, на выполнение работ, договоры авторского заказа и соглашения некоторых других видов.

Теперь о бланке ЕФС-1. С 2024 года действует новая форма из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Она заменила бланк из постановления Правления фонда от 31.10.2022 № 245п.

Важно: вместе с тем на своём официальном сайте СФР разместил сообщение о том, что временно ЕФС-1 будет приниматься и по старой форме из приказа № 245п. Такое послабление будет действовать до реализации разработчиками новых форматов отчёта в бухгалтерских программах. Точные сроки фонд не указывает. Таким образом, в отношении уволенных лиц отчёт может быть представлен как на новом, так и на старом бланке.

Для направления ЕФС-1 в электронном виде в 2024 году действует формат из приказа СФР от 23.11.2023 № 2315.

Когда с физическим лицом расторгается трудовой или гражданско-правовой договор, необходимо заполнить на этого человека ЕФС-1 в составе титульного листа, Подразделов 1 и 1.1 Раздела 1. Остальные листы включать в отчёт не нужно. Если уходят несколько человек, в отношении каждого из них составляется отдельный документ.

Переходим к тому, как заполнить форму при расставании с работником.

Титульный лист

Первая страница отчёта ЕФС-1 при увольнении сотрудника заполняется так же, как и в остальных случаях. В разделе «Сведения о страхователе» коммерческие организации и ИП указывают:

• регистрационный номер компании в органе СФР;
• наименование организации в соответствии с уставом или Ф.И.О. предпринимателя как в паспорте;
• ИНН;
• КПП – для организаций;
• основной ОКВЭД;
• ОГРН / ОГРНИП;
• код категории страхователя – только для физических лиц. Его берут из п. 28 порядка заполнения формы, содержащегося в Приложении № 2 к приказу № 2281 (далее — Порядок). ИП указывают код «ИП01», главы КФХ — «ИП02», адвокаты — «ФЛ02»;
• номер телефона – только цифры, без скобок и тире;
• адрес электронной почты.

Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» предназначается для правопреемников.

Подраздел 1 Раздела 1

В этом подразделе указывают информацию об уволенном работнике.

Сначала идут его личные данные: СНИЛС, ИНН (при наличии), Ф.И.О., дата рождения. Эти сведения должны соответствовать тем, которые внесены в систему персонифицированного учёта.

В поле «Статус ЗЛ» указывают код гражданства застрахованного лица из таблицы, которая содержится в п. 38 Порядка. Если работник – россиянин, нужно внести код «ГРФ». Для иностранцев, которые постоянно живут в России, применяют код «ПЖИГ». Если отчёт подаётся в отношении высококвалифицированного работника, который прибывает в РФ временно, указывают код «ВКС».

В поле «Гражданство» вносят код страны по классификатору стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Код для россиян – «643».

Читайте также: Отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд в 2024 году.

Подраздел 1.1 при увольнении

Поля перед табличной частью предназначаются для подачи ЕФС-1 при выборе формы ведения трудовой книжки. При увольнении их не заполняют.

В графах таблицы указывают:

• 1. Порядковый номер записи.
• 2. Дату увольнения.
• 3. Название кадрового мероприятия – «УВОЛЬНЕНИЕ». Его нужно указать именно в таком виде, то есть большими буквами.
• 4. Если человек, с которым компания рассталась, работал в районах Крайнего Севера – код «РКС», если в приравненных к ним – «МКС». Если же он трудился на других территориях, ничего указывать не нужно.
• 5. Должность, специальность, профессию или вид поручаемой работы согласно штатному расписанию. Если в трудовом договоре прописано структурное подразделение, где работал уволенный, указывают и его.

Новое правило с 2024 года! В графе 5 дополнительно к трудовой функции и структурному подразделению теперь нужно указывать код вида договора из п. 45 Порядка. Для обычного трудового договора применяется код «0», для срочного договора длительностью более 6 месяцев — «0.2», для трудового по совместительству — «1» и так далее.

• 6. Код выполняемой функции в формате ХХХХ.Х.
• 7. Причину увольнения – код и формулировку по Трудовому кодексу или иному закону. Код причины увольнения состоит из номеров пункта, части и статьи ТК РФ (иного нормативного акта). Его нужно взять из таблицы, которая содержится в Приложении к Порядку.

Например, если сотрудник уволился по собственному желанию (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), то делают запись «п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

• 8. Наименование документа об увольнении, например, «Приказ» (о расторжении трудового договора).
• 9. Дата этого документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• 10. Номер документа без «№».

В графе 11 знак «Х» при подаче отчёта в связи с увольнением ставить не надо. Он ставится только в случае, если нужно отменить поданные ранее сведения.

Скачать пример заполнения отчёта ЕФС-1 при увольнении работника

 

Подраздел 1.1 при прекращении ДГПХ

Если с физическим лицом был заключён не трудовой, а гражданско-правовой договор, заполнять отчёт при его расторжении нужно несколько иначе:

• в графах 2, 8-10 указывают данные договора ГПХ;
• в графе 3 ставят код «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ»;
• в графе 6 дополнительно к коду выполняемой функции указывают код из таблицы, которая содержится в п. 46 Порядка. Например, если окончен договор на выполнение работ или оказание услуг, не предусматривающий уплату за нанятого гражданина взносов «на травматизм», применяется код «ДГПХ». Если же договор предусматривает страхование исполнителя от травм и профзаболеваний, указывают код «ДГПХФЛНС»;
• графы 5 и 7 остаются пустыми.

Скачать образец заполнения отчёта при расторжении договора ГПХ

 

Когда ЕФС-1 готов, на титульном листе остаётся поставить дату его формирования. Подписывает документ руководитель организации, ИП или уполномоченный представитель страхователя. Нужно указать его должность, фамилию и инициалы.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок